展览项目的时间选择

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1、会展作为一种涉及多个行业的综合性大型活动，不管是策划、筹备、营销还是开幕，无不要求在时间安排上有高度的协调性和适应性。不管会展活动的哪个组织环节在时间安排上出现混乱，这个会展的整体组织筹备进度必定会受到很大的影响。要使会展成功举办，办展机构一定要对会展的招展、招商、宣传推广、筹展和撤展等各个环节进行严格的时间管理，并在会展整体进度上进行统筹，否则，会展的筹备工作就会在时间进度上出现不协调，会展的如期举行就会受到影响。在筹划和筹备会展时，在时间进度上对会展的各项工作进行合理的安排，是成功策划和举办会

2、展的前提条件之一。会展策划和筹备工作涉及方方面面。在策划会展时应对会展各筹备工作在时间进度上进行合理安排，并在具体执行时进行严格的时间管理，会展的各项筹备工作才能按要求齐头并进，会展才能按预定的时间如期举行。一、会展时间管理的意义随着IT技术的飞速发展和信息社会的来临，信息技术在会展业的广泛使用使世界会展业的运作方式发生了重大变革，时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响展览成功运营的基本要素。越来越多的展览已经意识到，对市场变化和竞争形势所作出的快速反应、对客户需求作出迅速反应已经成为展览获取竞

3、争优势的重要手段，现代会展业的竞争已经越来越成为基于时间要素的市场竞争。因此，对会展进行有效的时间管理，已经被越来越多的办展机构所重视。所谓时间管理，是指企业将时间看成是市场、客户、质量与成本等一样重要的企业成功运营的基本要素，在安排各项工作时充分考虑时间方面的需要及它们彼此在时间上的协调性，以时间为基础形成快速反应和协调能力，促进企业经营管理工作的全面展开。时间管理是现代企业管理的一项重要内容，随着市场变化的日益复杂和竞争的日益激烈，现代企业越来越重视对企业的经营活动进行有效的时间管理。会展时间

4、管理是企业经营时间管理在会展业的具体应用，它是指办展机构对会展的各项工作在时间上进行通盘考虑，对会展的招展、招商、宣传推广、筹展撤展及展览服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排，使各项工作在时间安排和进度上彼此协调，符合会展整体筹备和组织工作的需要，在时间上保证会展最终如期举行。对会展进行有效的时间管理是现代会展业发展的必然要求，也是保证会展成功举办的重要条件之一。时间协调是根据大型活动的组织目标按照时间线索（活动日程安排）对活动组织的各种要素进行合理调度与配置，以保证大型活动的各项组织活动

5、如期完成。二、制定活动日程表预留充分的准备时间是制定切实可行的活动日程表的基本保障。组织一个成功的大型活动往往需要几个月甚至几年的时间。大型活动组织所需时间因活动类型不同而有较大差异。在活动日程安排上应注意以下几个问题。〖1〗〖2〗第二章展览项目评估与选择〖〗〖5〗〖1〗〖2〗〖5〗〖1〗〖3〗〖4〗现代会展操作实务与案例〖5〗〖1〗（1）首先分析工作时间，然后确定活动举办日期。很多大型活动组织者都是先确定大型活动的举办日期，然后才意识到有太多筹备工作需要做。这时，他们不得不把每项工作所需时间缩到

6、最短，制定出一个十分紧张的日程表。这样的日程表一般很难执行。有时候，由于外界因素，组织者被迫接受一个十分仓促的日程表。在此情况下，只能根据现有时间简化大型活动的各项内容。（2）个人的能力是有限的，因此，必须依靠团队的集体能力来完成大型活动的组织工作。首先，应组织若干个由25人参加的小组，在各个小组中开展头脑风暴式讨论会，讨论组织某项大型活动的各项工作。其次，把各个小组的讨论结果进行对比汇总。第三，将各项工作进一步分解，并确保不使任何环节遗漏，据此确定行动步骤。第四，将每项工作及其分解内容、行动步骤

7、写在一个单独的工作任务卡上。第五，把所有工作任务卡按照行动顺序张贴到大型公告栏上。（3）在进行工作时间分析时，要充分预计各项工作所需时间，并写在工作任务卡上。须注明各项工作由一人单独还是多人合作承担，比如，起草一份邀请函一个人在预计时间可以单独完成，但要布置一个会场就需要若干人合作才能在预计时间内完成。（4）在时间安排上应适当“留有余地”。一般认为应该按预计时间的120%安排工作时间，即预留20%的工作时间。在规定时间内提前完成某项工作，不会给大型活动组织带来太大的影响，但是如果不能在规定时间内完

8、成某项任务，则必然会影响活动的顺利进行。（5）有些工作相对独立，有些工作则彼此关联。对于相互关联的工作必须明确其先后顺序，并使先期工作的组织者了解其工作对后续工作的影响。比如，展品运输与展品布置、日程安排与新闻发布、名人名单的确定与名人邀请函的寄发等。（6）将日程表张贴在公告栏，为每一位相关人员提供便于携带的日程表复印件。为了使参与者随时了解活动组织取得的进展与发现的问题，可以利用活动挂图、工作简报或黑板报等形式制作动态日程表。按星期分为若干栏，在各栏内，由上到下列出重要工作，如宣