苏州工业园区用人单位员工信息〈登记表〉归档管理办法

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1、苏州工业园区用人单位员工信息《登记表》归档管理办法一、归档责任用人单位负责整理归档本单位员工的员工信息《登记表》（以下简称《登记表》），按规定向园区就业管理部门（园区人力资源管理服务中心、各街道人力资源和社会保障服务所）完整移交，不得延误、缺失、弄虚作假。二、归档材料1．员工签字、用人单位盖章的《登记表》原件1份（附表1）；2．《员工信息〈登记表〉移交清单》（附表2）2份（以下简称《移交清单》）;3．《苏州工业园区用人单位员工信息〈登记表〉归档花名册》1份（以下简称《花名册》）。三、归档时间1．为保证员工档案的完整，规范用人单位员工信

2、息管理，建议用人单位在完成劳动合同网上报送后尽快完成《登记表》归档工作，以免出现遗漏。园区劳动保障信息系统将设置提醒功能及时提示用人单位。2．用人单位每月新增员工少于100人的，按规定应在90天内完成移交工作。即用人单位应在网上劳动合同报送当月起的第三个月的10日之前的工作日（含10日），把前两个月全部新增员工的《登记表》整理后移交园区各就业管理窗口。3．用人单位一个月内新增员工超过100人（含）的，应于次月10日之前的工作日（含10日）将上月全部新增员工的《登记表》整理后移交园区各就业管理窗口。四、归档流程1．员工入职时，由员工本人

3、完整填写《登记表》，不得留空。本人签名后由用人单位核实并盖章确认。2．用人单位进行网上合同报送。3.次月10日之前在网上报送系统内打印上月网上报送新增员工《花名册》，按照《花名册》的名单顺序将《登记表》排序整理。4．用人单位填写《移交清单》一式两份，并加盖公章。5．用人单位按本规定要求将《登记表》、《花名册》、《移交清单》等归档材料向园区各就业管理窗口移交。6．园区各就业管理窗口现场审核用人单位提交的归档材料。对于符合归档条件的，窗口在劳动保障信息系统中确认归档完成，留存《登记表》和《花名册》，在《移交清单》上盖章后返还用人单位一份。

4、7．2014年9月1日起，就业管理窗口将取消对《登记表》、劳动合同、《退工备案表》加盖劳动合同管理专用章，并不再留存《退工备案表》。8．园区、高新区（虎丘区）、吴中区、相城区和姑苏区户籍劳动者《就失业登记证（劳动手册）》的书面备案工作可由用人单位在办理《登记表》归档手续的同时在各就业管理窗口办理。3五、整理归档要求1．《登记表》须用8K纸或A3纸双面打印或复印，《花名册》、《移交清单》须使用A4纸，所有移交材料不可使用废纸打印或复印。2．每份《登记表》为单独一件档案材料，用人单位需在《登记表》上粘贴员工本人近期免冠彩色照片一张，不得使

5、用普通打印机打印的照片。不得使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等不耐久的书写材料填写《登记表》。3．用人单位员工信息《登记表》的归档管理工作根据属地管理原则，中新合作区由园区人力资源管理服务中心负责（汇金大厦一楼劳动保障服务大厅就业管理窗口），各街道由街道人力资源和社会保障服务所（劳动合同管理窗口）、独墅湖科教创新区由中小企业服务中心负责参照执行。六、特殊情况处理以下两种情况，由用人单位在完成现场劳动合同报送的同时，将《登记表》移交园区各就业管理窗口直接现场完成归档，不按照网上报送的移交时间和要求进行归档。1．实行劳动

6、合同全报送的用人单位未在规定时间（与劳动者订立劳动合同之日起七个工作日内）进行劳动合同网上报送而至劳动合同管理窗口进行手工报送的；2．实行劳动合同预报送的用人单位。七、附则本规定自2014年10月1日起施行，由园区人力资源管理服务中心负责解释。咨询电话：中新合作区：66605953、66605850娄葑街道人力资源和社会保障服务所：62863892斜塘街道人力资源和社会保障服务所：62791069唯亭街道人力资源和社会保障服务所：62716819、62746822-8054胜浦街道人力资源和社会保障服务所：62828401-206、6

7、2828403中小企业服务中心窗口：670680333附表2：苏州工业园区用人单位员工信息《登记表》移交清单单位代码单位名称移交人姓名联系方式网上合同报送日期登记表移交件数（新签合同报送数）总件数其中大专及以上学历件数其中大专以下学历件数备注用人单位意见（盖章）经办人：年月日园区就业管理部门意见（盖章）经办人：年月日说明：本表一式二份，用人单位和园区人力资源中心（或街道人力所）各一份。3