文秘工作管理办法

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1、.....规章制度GZ04–08–2011文秘工作管理办法第一章总则第一条为使公司的公文管理及文秘工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政公文处理办法》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指的文秘工作，包括对公文以及对公司印鉴等管理工作事项。其中公文管理包括对公司接收政府机关、上级部门的信函、文件、传真；公司向政府机关、上级部门报送的请示、报告；公司与其他单位间事务往来信函、传真；公司上报、下发的文件等的管理。第三条总经理办公室是公司行政文秘工作的业务主管部门。第二章外部公文的

2、接收与处理第四条凡邮寄、传送或交换至公司的公文，一般处理程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第五条收启的信函、公文直接写明公司领导姓名的，应只登记不拆封直接送交相应公司领导。公司领导阅后批时需要传递处理的，再按正常收文手续办理。学习参考.....第六条所接收的外部公文除领导亲启外，其余全部由总经理办公室机要文书负责签收、拆封，签收拆封后按类别在收文薄上登记编号。签收前应检查封口，对开口文件要查明原因并记录在案，对开口的密件应立即报告。第七条外部公文经登记后，由总经理办公室机要文书附上文

3、件传阅单交总经理办公室主任。总经理办公室主任签属拟办意见并转机要文书，机要文书按拟办意见呈送给公司领导或部门。第八条公司领导批示给有关部门处理或总经理办公室主任拟办意见直接由有关部门处理的，机要文书须在登记后，通知承办部门取回并签字。第九条需两位以上领导传阅的文件，由总经理办公室负责组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门扩大阅读范围。文件传阅后，阅文人员应签字并注明阅文日期，及时退还总经理办公室。第十条各部门收到交办的公文后应当及时办理。对于涉及到两个以上部门的事项，应由主管部门会同有关部门协商处理和答

4、复。对于不能在时限内办理的，应及时向发文部门和总经理办公室说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回总经理办公室并附书面理由说明。第十一条已经批示并交有关部门办理的文件，总经理办公室负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。学习参考.....第十一条总经理办公室接收的非公司行政处理的公文，登记后直接转交相应部门处理。第十二条公司领导和部门人员参加上级主管单位或政府部门会议带回的文件，应在返回公司后的两个工作日内交到总经理办公室，总经理

5、办公室进行登记，然后按照收文程序办理。第十三条公司各个部门应备有公文收、发登记薄。文书岗位业务人员收到公司批转的公文后应立即登记，并及时送交本部门领导阅办处理。第十四条公文须存放在卷柜内，不得随意堆放。文件丢失应及时向总经理办公室报告，并采取有效措施查找文件下落，同时要根据具体情况追究责任者的责任。第十五条公文的传递处理过程要严格遵守保密规定，涉密文件原则上不允许翻印。绝密文件按规定在总经理办公室机要室阅看；机密文件按规定阅后，当日退回总经理办公室；对密级文件阅后如对有关内容和要求需要进一步处理，而文

6、件未规定不可摘录的，可在专用保密手册中进行摘录以便处理。对于泄密人员要按有关规定追究责任。第十六条学习参考.....公司各部门要严格执行公文的清退规定。要做到月末小清，季末中清，年未总清。总经理办公室机要文书要在每月的5日前，对上个月应退回的公文进行一次清理收缴；每季后的10日内对上季度退回的公文进行整理装订；每年的第二个月末前要对上一年度应退回的全部公文进行清理收缴，并填写公文移交清单一式两份，将上年度公文移交档案室立卷归档。公文移交归档须移交双方清点无误后在移交清单上签字，各备存一份。第十七条因工

7、作需要借阅已清退的公文，应在借阅文薄上签字后借阅，并在规定期限内退回。借阅密级文件和已归档文件，须经总经理办公室主任书面批准后在指定地点查阅。第三章公司文件的行文与发文第十八条公司拟订的公文主要包括以下种类：（一）决定：用于对重要事项或重大决定做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销机构，部门职能调整等的决定事项。（二）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。（三）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。（四）通告：用于公布应当遵守或周知的事项。（五）通知：用于发布规章制度，转发上级机关公

8、文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。（六）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。（七）报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议。（八）请示：用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复：用于答复请示事项。（十）函：用于与同级单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。（十一）学习参考.....规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范。（十二）会议纪要：用于记载、传达会议