高职院校档案馆网络化建设探析

《高职院校档案馆网络化建设探析》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、高职院校档案馆网络化建设探析近年来，信息技术的飞速发展,把档案工作带入了信息网络化与自动化的新阶段。做好档案信息资源开发利用工作，全面实现资源共享以及快捷、准确地提供档案信息服务是档案界多年追求的目标。档案馆网络化建设既符合国家信息化发展的客观要求，也是档案事业发展的必然趋势。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的崛起，为处于起步阶段的高职院校档案馆网络化建设带来了新的契机，努力解决和协调好档案馆网络建设中的各种问题,对高职院校档案馆网络化建设健康、稳步发展起着举足轻重的作用。—、高职院校档案馆网络化建设是社会发展的必然趋势随着计算机网

2、络技术在教育领域的推广应用，自2000年年底以来，全国已有800余所高校的校园网陆续建成。现今的高职院校都基本建立了自己的校园网,与互联网接轨，并与各教育科研网相联建立了纵向、横向联系，网络信息现已成为学校教育、科研、管理的一项重要资源。档案馆承担着为学校发展、决策提供信息服务的重要工作,为了更好地为学校教学、科研、管理提供丰富的信息资源和最优质的服务，许多具备条件的高职院校档案馆已经在着手利用校园网逐步实现档案信息的收集、归纳、整理、保管、统计和利用服务,档案信息在网络上很便捷地被传输、检索和利用，为师生查阅信息提供了最全、最新、最方便

3、的服务。因此高职院校档案馆网络化建设对档案工作今后的发展起着积极推动作用，实现高职院校档案管理的网络化既是必然的又是可行的。二、高职院校档案馆网络化建设的具体举措1.更新观念，充分认识网络化建设的重要性。一是树立资源共享意识和服务意识,紧紧围绕为学校发展和学生成长服务、为社会服务这一主题来开展工作，解决档案信息资源的分散性，集中整合信息资源，加强学校内外部间的相互信息交流与合作，实现网上计算机编目、联机检索、联机互借和通讯传输等共享服务的功能，全面实现信息资源共享;二是成立领导决策机构，健全档案管理体制，实行统一领导、各级协作、档案部门管

4、理统筹的管理方式，从根本上支持档案馆网络化建设，推动重要文件的电子归档工作。如开通电子文件归档网上专递平台，学院各部门指定一名档案信息管理员，负责将部门日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，通过专用信息平台传达到档案部门，由档案部门进行数据处理，整合为标准统一的信息资源，再通过校园网提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。三是加大软、硬件建设的资金投入。在加强档案馆网络化基础设施建设的同时，积极运用现代化手段，主动开发档案信息资源,并按统一要求配置档案管理软件，以利于档案部门做好档案目录数据库、档案全文

5、数据库和多媒体数据库建设。在不断丰富检索工具的基础上，积极拓展利用途径，围绕学校的中心工作和重点任务，分析利用档案信息，编制出大量适合当前高职院校改革和发展所需要的档案编研资料，变被动服务为主动服务;四是利用已建成的校园网络和档案数据库为社会服务，从教学、科研等多方面积累完善馆藏资源,并充分开发利用这些档案资源，使其转变为有序的、有效的、可传递的信息,向用户提供准、快、广的信息资源服务,将获得的收益再投入到网络化建设中「以网养网：来解决经费不足的问题。1.加强领导，建立网络化建设的综合协调机构。建议由教育部门和档案管理部门联合牵头组织建立

6、高职院校档案馆网络化建设综合协调机构，从行政和技术两个方面统一规划和指导高职院校档案馆网络化建设工作。一是制定各阶段时期档案馆网络化建设的规划，通过规划目标，以实现对全国高职院校档案馆网络化建设工作的统一领导;二是制定一套切实可行的建设标准和管理制度，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面,统一档案馆建设标准，统一档案信息网络化管理制度,做到各高职院校档案馆与协调机构，以及各校档案馆之间的纵向、横向联系，保证各馆间的档案信息交流,实现真正意义上的高职院校档案信息资源共享;三是建立考核制度，推动网络化建设进程。由综合协调机构制定考

7、核办法，全面考核高职院校档案馆网络化建设的各项工作,定期进行考核，实行奖优惩劣，对档案馆网络化建设工作做得好的高职院校给予一定的资金支持，对工作考核不合格的档案馆进行网络通报批评,并限期整改。2.规范管理，制定网络化建设的统一标准。一是高职院校档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案馆网络化建设的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一标准和规范,并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高职院校共同遵守的各项准则,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标

8、准、文献标引的标准等，数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资