高等学校人事档案信息化建设探析

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1、高等学校人事档案信息化建设探析2007年8月第23卷第3期陕西教育学院JoumalofShaanxilnstituteofEducationAug.2007Vcl.23No,3高等学校人事档案信息化建设探析刘涛（陕西教育学院人事处，陕西西安710061）摘要:随着我国高等教冇改革不断发展与深入,高校人事档案管理作为高校人事管理工作中的一个重要组成部分，其信息化建设成为高校人事档案事业实现口J持续发展的必然选择;人事档案信息化建设的推进，将为整个高校的改革与发展提供及时，准确，高效的信息依据,积极推动高校各项

2、事业的顺利开展.关键词:高校;人事档案;信息化建设中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1008—598X{2007}03—0101—03当前，社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志•为适应国家信息化建设的需求，国家档案局从2000年开始，进行了档案信息化建设的尝试，并于2002年11月颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》•作为近一个时期全国档案事业发展的一个专项规划，它是第一个全国档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以

3、档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措.随着我国高等教育改革不断发展与深入，高校人事档案管理作为高校人事管理工作中的一个重要组成部分，其信息化建设成为高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择;人事档案信息化建设的推进,将为整个高校的改革与发展提供及吋，准确，高效的信息依据,积极推动高校各项事业的顺利开展•通过我国高校人事档案工作者近几年的努力工作，我国高校人事档案信息化建设已取得了一定的成绩，但在一些规模较小，实力较弱的学校由于管理，技术，资金等各方面因索的制约，人事档案信息建设还处在一个发展吋期

4、•口前我们要充分认识到人事档案信息化建设的紧迫性与重要性，充分发挥高校的管理，科研，人力资源等各方而的优势，实现高校人事档案信息化管理的整体推进和稳定发展.卜•面，笔者就高校人事档案信息化建设进行一个初步的探析.，高校人事档案信息化的积极作用（一）有利丁捉高管理人员的工作效率传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集，整编，管理，提供给单位利用，工作量大，效率很低，费时费力.档案管理实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化，实吋化，网络化上.数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进

5、行数据共享.建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起來就变得更加方便,从而大大提高了杳询信息的即时性，准确性，并为档案工作人员节省了大量时间,工作效率明显提高.（二）有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理员从繁琐的手工劳动中解脱出来.能让管理人员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识,不断提高管理水平.（三）冇利于高校人事制度的改革随着国家人事制度改革的深入，高校用人制度也在发生着变化,”聘用制”逐渐代替”终身制”,这势必导致人才流动频繁.”人事代理”制度解决了”人档不分,档随

6、人走”被动局面，人事档案交与人才服务机构管理•聘用与解聘都不涉及他们的人事档案转递，高校通过网络,将所需人才的基木信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来就可以了•变档案实体管理为人员信息管理,这样就减少了聘用人员因无人事档案可查询而带来的工作不便.随着全社会信息化，网络化的深入，高校直接可以从网上查询个人基本信息，冇利于”聘用制”用人模式下高校对各类所需人才的选拔与管理•同吋，在聘用期间，员工的表现也可以以数据的形式传输到聘用人员信息管理中心，不断健全聘用人员人事信息，加强对聘用人员的监督.收稿日期:20

7、07—04—20作者简介:刘涛（1977一）,男，陕西延长人，陕西教育学院人事处人力资源管理中心秘书.101（四）冇利于人事档案纸制载体的保护人事档案纸制载体是最原始的证据材料，它的客观性是不可置疑的•因此，人事档案纸制载体的保护显得非常重要，而人事档案利用率非常高，工作中经常要查询冇关人员的信息，平均每份每年都耍翻阅两，三次，有人事争议的翻阅次数更多，如工资变动表，职称评审表等•再加上反复拆装,薄薄的纸片不堪重负.信息化后，人员的信息都可以从数据库屮求得，减少了工作人员与原始材料的接触,有利于人事档案纸制

8、载体的保护.（五）有利于各级组织对Aa=选取任用进进行全而，准确的决策传统的人事档案管理中，当组织需进行人才选取时，仅靠各级组织平时对丁部的直观印象:〜fltgt,人事部门所提供的单个人的基木信息,很难全面而又准确地做到人尽其才，才尽其用.人事档案信息化以后，可由组织根据比较直观的人才信息图表进行科学决策，需耍选取何种类型的人才，可在信息图表中进行分门别类的筛选，科学的分类，这样便于更加全面而科学地选好人才，用好