数字时代档案的信息管理与知识管理浅析

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1、数字时代档案的信息管理打知识管理浅析当今社会已边入到数字时代，随看现代网络和计算机技术的迅猛发展，档案的信息化管理己成为档案管理的必然发展方向，档案的信息管理就是指运用信息技术捉髙档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基木框架与基木方法，实现档案信息的社会化服务。20壯纪后期以来，全球开始从工业经济时代步入知识经济时代，知识经济最显著的特征是，知识対社会发展的贡献率占有主导地位，知识经济呼唤知识管理，现代知识管理正是在知识经济的苗景下应运而生的一种全新的管理理论与管理方法，

2、它主要应用于企业管理屮，随着知识经济的发展，知识管理也被引入到档案界，英国档案与文件管理专家迈克尔?库克在2001年11H17口至18LI于中国人民大学档案学院主办的“21世纪的社会记忆一一中国首届档案学博士论坛"吋指出：我们可以宣布自己已步入知识管理领域，知识管理也是整个档案界未來的重要发展方向。可以说档案管理在经历了档案实体管理、档案信息管理、档案信息资源管理后必然步入到知识管理的阶段。那么到底什么叫知识管理？有人认为，知识就是信息，知识管理就是信息管理,这是典型的对知识管理的狭隘理解，笔者认为要明确知识管理的概念，首先要区分

3、一下儿组不同的概念。二、区分知识与信息首先，知识并不等于信息。信息只是知识的一部分。根据1996年经济合作与发展组织(OECD)的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：1,“知道是什么”的事实知识(know・what)；2,“知道为什么”的原理知识(know-why)；3,"知道怎样做"的技能知识(know-how)；4,“知道是谁的"人际知识(know-who)o由此可见，知识的概念比信息的概念要广泛的多。信息仅限于“知道是什么”、“知道为什么"，即是记录于一定物质上的知识,我们称之为“显性知识雹而“知道怎样做”、“知道是

4、谁”，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、体会、感悟等尚未公开的秘密知识，或者只可意会而难以表达的知识，我们称Z为“隐性知识这些隐性知识不属于信息的范畴。其次，知识是有用的信息，信息分为正确信息和虚假信息，有用信息和无用信息，而知识都是正确的、有用的信息。三、区分档案管理和知识管理首先，从管理层血来看，档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法；而知识管理不仅是一•项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴，还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。从管理深度來看，传统档案管理主要是対

5、文件、档案实体(载体)的管理；而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。从管理范围来看，档案管理的对象限于文件、档案；而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识，还要管理图书情报Z类的外源显性知识以及员工大脑小的隐性知识。从管理侧重点来看，档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与町靠性，确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值；知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。从管理特点来看，档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度

6、化、程序化管理；知识管理则鼓励一种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注H身的良好定义的政策和町审计的程序，而知识管理致力于以一个不受约束的、宽组织的创造力和知识交易的方式忽视组织传统。"四、区分知识管理与信息管理信息管理只是知识管理的基础和重要组成部分，知识管理不仅仅是信息管理的发展和延伸，更是对信息管理的变革和超越。1.信息管理仅仅注重对显性知识的管理，而知识管理更注重対隐性知识的管理。知识连线有限责任公司的首席执行官荣•杨（RonYang）说：显性知识可以说是冰山的尖端，隐性知识则是隐藏在冰山底部的人部分。隐性知识是智

7、力资木，是给人树提供营养的树根，显性知识不过是树的果实。而且隐性知识往往具有独占性，开发利用价值比较高，管理难度更大。2.信息管理仅仅侧重于対现有信息的收集、整理，而知识管理更侧重于対新知识的牛产、创造。3.信息管理仅仅重视对信息木身和信息技术的管理，而知识管理更重视信息、知识活动的过程和人员的管理。4.信息管理仅仅关注在适当的吋候，以适当的方式、向适当的人员提供适当的信息，将信息简单地视为免费资源，未能对知识进行资本化运作以实现知识增值；而知识管理将知识视为最重要的战略资源，追求知识的增值。可见，知识管理不是信息管理的简单延伸和

8、发展，而是对信息管理的一种变革和超越。五、档案信息管理与知识管理融合的可行性1、从档案信息属性的角度分析档案均具有知识属性，这些知识主婆是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息铮理和知识管理两者冇共同的资源基础。档案