常见公文写作指导

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1、常见公文写作指导唐山理想集团有限公司行政部-O-二年八月一、公文写作规范(-)文头写作规范文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅，上行文头占首页2/5篇幅，下设正红间隔横线与主文部分隔开。1•份号份号，指公文总印发数中某份公文的序号。组成：规定3位数。如“份号015”,表示此份文件是该文总印数屮的第15份。位置：在文头左上端，顶格书写。作用：便于卬数较多的普发性下行文有控制地分发；便于机密文件的分发和回收。2.秘密等级组成：根据集团公司《公

2、文处理办法》的规定，分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“★”前标密级，后标期限。如“机密*5年”。提醒：“绝密”是指最重要的公司秘密，泄霜会使公司经营和利益遭受特别严重的损害。“机密”是指重要的公司秘密，泄露会使公司经营和利益遭受严重的损害秘密”是指一般的公司秘密，泄露会使公司经营和利益遭受的损害。保密期限一般说来“绝密”以10年左右认定，“机密”5年，“秘密”2年。位置：在份号下边。3.紧急程度组成:分为“急件”和“特急”。作用：使受文机构明确公文处理的时间要求。位置：在秘密等级下边。4.发文机构标识发文机

3、构标识是发文机构公文的固定称呼。组成：由“发文机构称谓+文件”组成。如“唐山理想集团有限公司文件”、“唐山理想物业服务有限公司文件”、“唐山理想集团有限公司行政部文件”等。位置在文头的中心，用红色大号宋体字卬刷（也可以用黑色宋体与标题相同字号置于标题上边）。发文机构称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。位置：如果联合行文，可以用主办机构名称，也可以各机构联署，主办机构排列在前。2.发文字号简称文号，指某件公文在发文机构一个年度内发文总号中的实际顺序号。组成：包括“机构代字+年份+序号”三部分。机构

4、代字由集团公司对各部门、各子公司的代字统一编定，字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写，不要把“1998”简化为“98”，并用方括号“□”括住。如“集团办发［201215号”,表示集团公司办公室在2012年度内发的第5号文。联合行文，只标明主办机构的发文字号。位置：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。3.签发人签发人指批准发出公文的机构负责人。公文由本机构负责人签发。重要的涉及面广的，由止职或主持口常工作的副职负责人签发，经授权有的公文可由办公室负责人签发。位置：在发文字号右侧空两格的地方。提醍：如果是上行

5、文，应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应当在主体部分的“附注”处注明联系人的姓名和联系电话。（二）文尾写作规范文尾曲主题词、抄送、印发机构和印发吋间、版记中的反线、版记的位置等要素。1.主题词主题词指经过规范处理的用来标引屮心内容的词语。位置：抄送机构上方。要求：选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于2个，一般不超过5个。顺序：先标类别词，再标类属词，然后是文种，例如：《集团公司关于做好2012年员工社会保险工作的通知》的主题词是“人力资源员工社会保险通知。2•抄送抄送机构指需要了解公文内容但不负责处理

6、和执行的机构。向下级机构的重要行文，应当同时抄送直接上级机构。如撤换下级主要负责人、增设机构等事情的行文应抄送。受双重领导的子公司部门向上级请示应写明主送机构和抄送机构，由主送机构负责答复。集团公司各部门向受双重领导的子公司部门行文，必要时应当抄送相应了公司。3.印发机构和印发时间前者一般是机构的屮枢办公部门。位置：抄送机构下方。后者指该公文送印或发出时间。位置：在印发部门右边。4.印数印数指公文印制总数。位置：卬发时间正下方，向右不顶格。（三）正文写作规范止文（主体）由公文标题、公文止文、附件、成文时间、公文生

7、效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附注等要索。1.标题公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。位置：间隔横线下方适屮位置。组成：包括“发文机构+事由+文种”三要素。提醒：写作时要注意语言措辞的准确简要，不加修饰成分。在转发类公文中，可能会有几个关于出现，一•般保留一•个引导具体事由而不是引导转发关系的那个“关于”。如：《唐山理想物业服务有限公司工程部（关于）转发唐山理想物业服务冇限公司（关于）转发唐山理想集团冇限公司关于做好2012年员工社会保险工作的通知（的通知的通知）》，括号内的文字是可以省

8、略的。另外公文标题除了规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。1.圭送机构主送机构，指负责处理、执行公文的机构。位置：标题左卜•方，顶格书写，后面用冒号。上行文一般只写一个主送机构，其中请示、批复和函等文种只能冇一个。下行文，一•般写给直属下级。普发性下行文，主送机构多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机构全体人员或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送