商务信函的写作要求与特点

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1、商务信函的写作要求与特点文章【商务信函的写作要求与特点】所有权属于原创作者，本站仅供参考，请勿抄袭！写作商务信函不需要您使用华丽优美的词句。你只需用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。以下几点是写商务信涵应注意的几点要求：口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived^,uYourcomplaintisb

2、einglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter^或者uWearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然,人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，

3、还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并

4、不是简单用一些礼貌用语比女口yourkindinqtdry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂

5、的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”,"but",“however”,uconsequently^这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如,那后面再提到这件事您前面写了ugoodshavebeensent,时就不要再用其他单词如"forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接

6、称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写"DearSirs"oruDearSirormadamv。语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如"Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成"Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyou

7、inthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mai1的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就