浅议施工监理档案管理

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1、浅议施工监理档案管理80年代我国进入了改革开放的新时期，基本建设和建筑业领域进行了投资有偿使用、投资主体多元化、工程招标投标制等重大的改革措施，通过对我国几十年建设工程管理实践的反思和总结，并对国外工程管理制度与管理方法进行了考察，建设部于1988年发布了“关于开展建设监理工作的通知”，建立建设监理制度。建设监理制作为工程建设领域的一项改革措施，改变了陈旧的工程管理模式，建立起专业化、社会化的建设监理机构，协助建设单位做好项口管理工作,提高建设质量水平和投资效益，在我国建设事业中发挥了较好的作用。建设监理制的指导原则突出

2、了科学性和依法性，是市场经济条件下成功的一种中酋合璧先进的管理模式，在实施中体现了高效、公止、文明和可操作性。工程建设档案反映工程建设全过程，具有较高的保存价值和可追溯性，按照《建设工程监理规范》(GB5031972000)小第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章“设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求，以及《国家重人建设项冃文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002,第5.2.2条“项目监理单位负责收集、积累项目监理文件”、“建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设屮文件收集、积累和完整、准确、系统

3、情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件”，第6.1.2指出“竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核”。所以项目监理机构除负责本项冃建设过程中形成的监理资料的收集、整理和归档等工作外，在工程前期和勘测设计阶段还承担对勘测、测绘、设计单位的工程建设文件形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在建设项目施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。综上所述，建设监理企业信息管理和档案管理在工程全过程的控制、管理、实施显得极其重要。古人说：“无以规矩不成方圆”，下面

4、依据国家或行业有关工程建设档案管理的法律法规、标准办法并结合建设监理档案管理经验提出具体的实施办法。由于监理行业的滞后于设计行业的发展水平，目前仅在施工阶段实施了监理制，工程全过程的监理、“小业主大监理”等新的管理模式还在推行屮，所以在制定监理档案办法吋首先要根据《建设监理合同》确定监理档案实施细则的适用范围。勘测设计监理和设备采购、设备监造等类型的监理工作因为监理的对象和性质不同，监理档案管理的具休办法也不同，本文所阐述的工程监理档案实施细则适用于施工监理，不适于勘测设计监理和设备采购、监造工作监理。二、掌握工程监理档

5、案立卷依据1.《中华人民共和国档案法》及实施办法；2.《建设项目(工程)档案验收办法》国档发(1992)8号；3.《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发(1998)4号；4.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182272000)；5.《国家重犬建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28?2002)；6.《建设工程监理规范》(GB5031972000)；移交工程建设单位的档案以由建设单位行业和本金业制定的档案管理办法为主，进行鉴定、整理分类、立卷归档的依据性文件。科技文件材料在收集、预立卷中称为资料

6、，经过审核鉴定、分类整理、立卷归档后成为具有真实记录工程建设全过程及反映工程全貌并具有保存、考证、参考、借鉴价值的档案。三、科学制定监理档案立卷归档范围、分类编号办法监理档案立卷归档范围根据工程建设单位和公司留存档案分为两个部份。根据以上标准和工程监理过程实际形成的档案情况编制《工程项FI建设监理档案立卷归档范围表》，并为便于实施进行细化分解。向建设单位移交的监理档案按其要求分类编号,举例：承担输变电工程建设监理任务的企业，输电线路工程分类组卷首先按线路每一标段分类再按单位分部分项工程分类，变电工程分类组卷首先按单位分部

7、分项工程再按专业分类。具体到每一项工程项目单位、分部、分项工程按工程监理实施细则进行细化。向公司移交保存的监理档案要求按监理金业档案管理办法进行分类编号。归档文件材料质量必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182222000)o四、实施监理资料管理及档案整理方法工程监理档案收集工作是档案管理的基础，严格执行《建设工程监理规范》和本监理企业的《质量环境职业健康安全管理综合体系文件》是保证监理档案归档率的重要措施，按照具体工程项目的《建设监理合同》、《监理大纲》、《工程监理规划》和《工程监理实施细则》进行监

8、理工作，形成的科技文件材料是档案管理的主要内容。(-)工程前期资料管理1、项口监理部要做好监理文件材料的收发文登记和传阅工作，使用科学的分类方法，根据工程项目的具体情况和《工程监理档案归档范围表》设立“预立卷分类盒”，盒子应在正面和侧面统一标识，利于查找，每一盒资料应有卷内目录，形成的资料由各项目监理部资料管理员负责