我国档案管理信息建设若干问题探析

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1、我国档案管理信息建设若干问题探析摘要：档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开放和利用。档案管理信息化建设的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会持续发展有十分重要的作用。关键词：档案管理；信息建设；问题探讨中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-8631(2010)08-0025-02一、档案管理信息化建设的必

2、要性(%1)档案管理信息化是实现资源共享的必然要求在当代，各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展高点，加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。（二）档案管理信息化是档案事业发展的必然要求档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开发和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性

3、地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建设和完善。（三）档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。二、制约我国档案管理

4、信息化建设的主要因素分析（一）档案管理信息化建设驱动力不足在信息化建设过程中，各档案管理部门应该是主体、是基础，政府的政策支持和相关制度安排，只能是起诱导和激励作用。如果各部门缺乏内在的动力和压力，这就直接削弱了档案管理信息化建设的基础，并且势必导致相关政策和机制失灵。（二）传统文化惯性的制约传统文化惯性制约档案管理信息化进程。总体上看，我们尚处于工业社会时代，因而社会文化的主旋律也打上了这个时代深深的烙印。随着档案管理信息化建设推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段

5、方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难，甚至^抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是档案管理信息化建设的障碍。（三）档案本质属性的影响原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上；另一方面表现在档案的形式上：如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，它才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在

6、。缺乏统一标准和规范，法律法规不完善档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计数机软件开发缺乏整体规划性。软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统-;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设。而在电子文档的形式过程中，打扰了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责

7、任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。（五）缺乏信息化建设的人才基础人是最核心的资源，没有相应的人才，任何先进的技术和管理手段只能是流于形式，信息化也只能是空谈。档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而目前各级档案馆的信息化人才中，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才都十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。（六）信息技术发展程度的影响档案管理信息化后档案的

8、存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由