物业档案的管理制度

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1、物业档案的管理制度为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对

2、二级档案管理进行一次检查验收。二、归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交

3、由综合管理部保存。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。三、档案保管制度1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的

4、需求，掌握利用规律。6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。三、档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出

5、档案的，须经公司领导批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。五、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。一、档案的分类：1、一般保密文件：

6、公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。二、存档：1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管

7、，其他档案由行政部指定专人保管。2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。（4）文件的电脑存档。（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要

8、的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。三、借阅：1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需