办公室精细化行政管理的策略探讨

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1、办公室精细化行政管理的策略探讨摘要办公室行政管理工作内容繁朵、责任重大，一旦处理不当就会出现很多问题，其至影响单位的正常运行，鉴于这些特点，办公室行政管理丁作应该走科学化、规范化、精细化道路。精细化是办公室行政管理的发展趋势，实现精细化的行政管理能够降低管理成本，提高整个办公室的行政管理水平。如何实现办公室行政管理工作的精细化，是很多单位高层一直在探讨的问题，需要不断探索实施办公室精细化行政管理的策略。关键词办公室精细化行政管理策略不断细化办公室行政管理工作能够有效提升整体管理效率，降低管理成本，达到理想的管理效果。本文以办公室行政管理精细化为切入点展开论述，分析了办公

2、室精细化管理的内容，给出了几点办公室行政管理精细化的策略，希累对提升办公室行政管理精细化水平有所帮助。一、办公室行政管理精细化思路(1)加强协同化、经济化意识。精细化的办公室行政管理工作不是一人之力可以完成的，需要不同部门、不同环节的相互配合与协同。例如,文件签收这样一件小事，接收文件、处理文件、存档文件，整个完整的流程需要各个环节的相互配合、相互协调。因此，组织内的各部门及各成员要树立协同化意识。不仅如此，在现代经济社会，还要时刻注意投入与产出的关系，具备经济化意识，做到能以最少的投入换取最大的冋报。各企业各单位要不断强化成木意识，办公室的行政管理工作也是如此，在不增

3、加成木投入的前提下，提升精细化管理效率。(1)管理中融入流程化及标准化理念。随着社会经济的快速发展，流水线作业这一方式开始普及，这是牛产领域的重大创举，极大地提高了生产企业的工作效率。办公室行政管理工作也可以借鉴这种流水线式的管理模式，即在行政管理工作中融入流程化管理理念，将各项工作或者任务进行分解，根据工作或者任务的实际情况理顺其先后顺序并做好各环节的衔接。同时，还要在办公室行政管理工作中融入标准化理念，即在遵循传统管理流程的基础上梳理日常工作，建立合理、科学的工作标准。还要循序渐进地实施流程化、标准化的行政管理工作，这是实现办公室行政管理精细化的基本保障。(2)对管

4、理科目不断细化与量化。当前，很多企业并未实现办公室管理的延续性及实效性，这是因为企业办公室行政管理长期处于模糊化状态，管理者凭借以往经验及个人能力开展管理工作，没有重视管理工作的细化与量化。耍想真正实现办公室行政管理工作的精细化，需耍彻底改变以往模糊化的管理模式，不断细化、量化管理科目，根据行政管理工作、任务特性将其划分成若干部分，以便于管理者能直观地对该项工作进行细致考虑，对工作或者任务的各步骤及细节做到心中有数。通过对管理工作的不断精细化，更加合理地分配工作及任务，并不断改进工作流程，实现对管理工作的有效管控，从而提升整体行政管理水平。要想提升行政管理工作的效率，还

5、需要对管理科目进行量化，即对管理工作或者任务进行工作量测试，根据工作量安排工作任务。二、办公室精细化行政管理的内容（1）严格定岗、定责，保证权责制衡。耍严格遵循定岗定责的耍求,不断健全办公室责任体系，定岗是指根据办公室行政职能及工作流程科学设置工作岗位；定责是指对明确岗位职责、工作衔接程序等，明确分工，各司其职。在实践中，应将整体管理准则细分到各具体岗位上，形成合理科学的工作规范，同时要给每个工作岗位一定职权，并承担相应责任，保证权责制衡。（2）优化运作流程。工作流程的科学化、简约化对实现办公室行政管理工作的精细化与科学化非常关键。要根据现代管理理论不断优化办公室工作流

6、程，各项工作都要依据流程开展。在设计工作流程的过程中，要有明确的目标，同时注重各工作环节Z间的配合与衔接。文件管理是办公室工作的主要内容之一，采取精细化管理后，文件管理的流程主要包括以下方面：一是内部文件的管理流程，为“起草文件一川查编号一M批签发一打印一传发一文件存档”。二是外部文件的管理流程，为“外部收文一文件批阅一文件整理一文件存档”。三是文件借阅流程，为“提出申请一办理手续一批准一节约一清退一文件存档”。（3）绩效考核。开展绩效考核前，要对考核标准与要求予以界定，対于那些易量化的程序性工作，在绩效考核时要科学设计量化指标；対于那些主观性强或非程序性的工作，在绩效

7、考核时要设定相关定性考核指标。还应结合现代行政管理系统及科学合理方法制定考核指标，对量化困难的指标，可以借助人工方式以提高对考核的效率。（4）夯实基础，完善制度，强化保障。要推行外部协调与内部运转相结合的办公室工作行政管理机制，夯实管理基础，避免管理盲区。对重人事项耍建立专家咨询与集体决策制度，民主决策与听证制度，评估决策制度等，以提高管理决策质量。还要不断优化现有管理制度，对不合理的制度等要坚决废止，逐步建立一套科学、有效、完善的管理制度。还要借助现代化信息技术建立标准化、信息化、自动化的工作流程，这是办公室行政管理精细化的有效保障。三