商务秘书教程第5章之一商务活动组织与礼仪

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1、第五章商务活动组织与礼仪第一节商务旅行安排旅行前的准备工作旅行期间秘书的工作旅行结束后秘书的工作随行事务旅行前的准备工作（一）（一）旅行计划一般来说，旅行计划应该考虑时间、地点、交通工具、住宿、旅行内容、资料、物品、工作时间表等方面。制定旅行计划的注意事项：1、明确并尊重上司的意图和要求。2、与对方秘书取得联络再确定会谈及其他约会，时间安排不宜过紧或过松。3、国际旅行应考虑时差。4、预备多个旅行计划方案，以便上司选择。5、可适当增加参观当地的风土人情、以期有效利用时间。6、计划制作好后，上司及其家中、秘书应各备一份。相关材料1：旅行目的地

2、工作安排表日期具体时间交通工具地点事项备注10/5星期8:00—10:30民航班机广州出发11:00—12:00北京出席分公司业务报告会（需1号材料），午餐15:00—16:00北京拜会××公司领导（礼物已准备）16:30—17:30北京参观×××公司18:00—北京晚餐，下榻于××酒店，已预先定房酒店电话：××××10/6星期9:00—12:00北京出席××分公司新技术产品发布会并发言（讲话稿为2号材料）12:00—13:00北京××分公司的午餐会（××宾馆）15:00—16:00北京会见××分公司经理17:20—19:50民航班机广州

3、返回相关材料2：旅行计划表北京——广州200×年6月4日—6月6日6月4日星期×上午×时从家赴首都机场（公司派车）×时乘×次班机离京赴穗×时抵达广州（××接机），住××酒店××房间（已预先订好房间)（酒店总机：×××××××××××）×时参加××公司的午餐会下午×时与××公司××经理会谈，地点在××公司接待室（需用1、2号材料）×时与××公司××经理共进晚餐6月5日星期×上午×时前往××贸易公司与××经理洽谈合作事宜（需用3、4号材料）×时洽谈结束，中午与××经理共进午餐下午×时拜访老朋友××厅×××厅长（礼品已备好）×时与×××厅长共进

4、晚餐6月6日星期×上午处理私务中午12时在酒店用餐下午×时乘×次班机离穗回京（×××接机）旅行前的准备工作（二）（二）票务秘书应精心选择方便、经济、合理的路线，提前做好机（车、船）票的预订和检查工作。办理票务时应注意：1、确保飞机（车、船）班（车、船）次、日期、途径城市、到达城市等的准确。2、核对票价正确与否。旅行前的准备工作（三）（三）体检事务世界上很多国家明文规定，对患有某些疾病的外国人，不准其入境。因此，准备出国的人员首先必须在国内进行体检。秘书应帮助准备出国的上司做好领取体检表及约定体检时间等工作。（四）办理护照1、带齐有关证件2

5、、准备好相片3、准确填写有关资料并核对。旅行前的准备工作（四）（五）办理签证1、由本人持护照和相关材料到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理。2、委托权威签证代办机构代办。3、委托前往国家洽商的组织到前往有关国家的使（领）馆办理。（六）办理“黄皮书”（七）办理出境登记卡（八）准备旅费旅行前的准备工作（五）（九）入出境事务1、边防检查2、海关检查3、安全检查4、检疫5、乘机（十）预订旅馆1、使用预订服务2、保证预订3、确认预订旅行期间秘书的工作（一）工作处理1、上司尚未到目的地，对方如安排接站，应先电话通知对方上司出发的具体时间。2、估计上司已到

6、达下榻处，应主动与上司联系。3、遇到超越秘书职权范围或紧急、特殊情况，应及时向上司请示。4、如需上司亲自处理的邮件，应立即邮寄给上司。（二）工作记录随时记录上司不在时的一些主要事情及处理结果，以便上司回来后能了解工作进展。（三）工作梳理旅行结束后秘书的工作（一）接站（二）汇报（三）整理文件资料（四）核算报销成本（五）向受访对象致谢（六）检查总结随行事务（一）随行事务的含义秘书随同上司进行公务，为上司外出开展公务活动所进行的综合性服务工作。（二）随行事务的特点1、流动性2、全面性3、复杂性（三）随行事务的工作程序1、准备阶段：思想、组织、资

7、料、物质2、出访阶段：做好安排、提出建议、联系公司、处理日常事务3、结束阶段：安排返程、整理资料、落实问题、报销、总结第二节商务接待组织与礼仪商务接待工作类型商务接待准备工作商务接待工作实施商务接待工作注意事项商务接待工作类型（一）商务接待活动的四要素一项接待活动通常由来访者、接待着、来访意图、接待方式构成。（二）商务接待工作的类型1、按接待对象的国别划分：内宾/外宾接待2、按接待的组织关系划分：上级/平级/下级来访接待3、按来宾的来访意图划分：公务/会议/参观/视察与检查/经营活动/技术考察/其他接待4、按来访者有无预约划分：预约/未预

8、约来访者接待5、按来访人数划分：团体/个别商务接待准备工作（一）（一）环境准备1、自然环境准备2、人文环境准备（二）设施物资准备（三）信息资料准备1、来宾资料2、接待材料3、活动材料商务接待准