【精品】企业境外机构档案管理现状分析及对策

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1、企业境外机构档案管理现状分析及对策郭润华2012-11-2115:23:53来源：《北京档案》2011年7期【英文标题】AnalysisandCountenneasuresofArchivesManagementofEnterpriseOverseasTnstitutions【作者简介】郭润华，小国石化集团公司。北京100728【内容提要】随着国际化战略的逐步实施，围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料，如何针对境外档案管理特殊性，解决境外机构档案管理存在的问题，本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合，提出了解决问题的措施。【关键词】境外机构/档案管理/建议为

2、了解中国石化驻外机构档案管理基木情况，有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策，笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业（中东）有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、屮国右化英国代表处、联合右化（英国）冇限公司、国际右油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况，并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。一、中国石化驻外机构档案管理现状1•中国石化中东代表处。建立于2004年，主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处；协调、管理小石化在小东地区各机构；建立信息平台，为中石化总部

3、相关部门提供信息和相关投资、服务方而的建议；接待总部和总部机关及所屈企业代表团。代表处冇专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作，配备有专门的档案柜，毎年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档，建立有档案口录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制，加之所形成的档案材料较少，没有设立专门的档案库房。2•国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。2007年7月1日正式运营，为国际石油勘探公司地区性派出机构，主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理，组织完成木部下达的年度计划和预算，全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑，HSE项目运行管理

4、等，对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作，人区公司总部建冇专门的档案资料室，档案资料室只负责保管大区总部在新项冃开发、生产运营、技术研究及综合管理等方而形成的档案资料。大区公司下屈各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的屮国石化地质资料屮心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前，大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求，尚未形成一套系统的档案管理制度体系，部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档；形成的大量电了文件现暂时用移动硬盘进行存储。3•国际事业（中东）有限公司。200

5、8年1月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理，各类档案分别保管在办公室档案柜屮。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。4.屮原石油勘探局屮东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事右油设备、机械、材料、建材等的贸易，为屮原油111设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务，并执行中原油出海外项目资金管理的职责。屮原油田档案工作实行统一归口管理，油HI档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理肯接分管档案工作，公

6、司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类，各类档案均建有目录，由相关业务人员按照岗位职责分别保管，业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料，扫描后通过传真发冋国内档案室统一存档管理。5.中国石化英国代表处。2005年注册登记，主耍职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处；协调、管理中石化在英各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所屈企业代表团。目前，代表处尚未建立专门的档案管理制度，除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外，其他文件

7、材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。6.联合石化（英国）有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立，公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油，套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案，集屮保存在公司办公区的一个储藏室内，该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益，防止失泄密事件发生，公司规定所有业务文件在公司统一管理,个人离开吋，不得带走任何公司文档。联合石化公司也通