简析管理与文秘

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1、简析管理与文秘自从冇了人类社会就冇了领导者的管理活动，而文秘活动则是随着领导者的活动需求而产生的。因此，它的历史和领导者的管理活动一样也是源远流长的。人类社会几千年，两者相伴相随，相辅相成，对社会的发展起着极大的维系和推动作用。现代科学技术的发展导致了信息时代的到来，经济的迅速发展造就出诸多新兴的产业和行业门类。各种社会组织的管理活动突破了原来以行政手段为主体的模式，经济手段、法律手段、系统论、控制论、信息论等被广泛地引入管理领域，管理领域迎来了科学的春天。由于科学管理的重要性被社会广泛认识和接受，文秘工作也出现了社会

2、化的发展趋势，它普遍存在于政府机关、社会团体、各类企业以及社会的方方面面，成为世界范围内覆盖面最广的社会职业之一，被称为现代社会的第361行。在我国，党的十一届三中全会以来，随着体制改革和经济建设的发展，文秘工作也进入了一个新的阶段。特别是1985年春，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋、助手作用的问题，提出了新时期文秘工作必须完成的“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策;从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学管理；从

3、被动服务转变为力争主动服务。这四个转变使文秘工作的内容有了新的发展，不仅拓宽了它的外延，也加深了它的内涵，为文秘部门指明了工作重点和发展趋势。然而，在各行各业的管理工作中，由于受传统管理思想影响，人们往往重领导者的管理活动，轻辅助人员的文秘活动；对广大的文秘人员往往重使用、轻培养，加之不少文秘人员自身努力不够，使得相当一部分人的素质与文秘工作的要求相去其远，严重影响了文秘工作的质量。基于这一现状，本文就管理与文秘Z间的关系作简要剖析，以唤醒人们对文秘工作及文秘理论研究的重视。为了理清管理和文秘之间的关系，有必要分析管理

4、和领导之间的关系。管理和领导都冇广义和狭义之分。广义的管理包括狭义的领导，广义的领导包括狭义的管理。管理作为执行生产总体运动所产生的各种一般职能，其中包含有领导的意思；而领导作为组织所赋予的统领其部属的权利,其中也包含有管理的意思。在实际工作中，管理如果离开了组织赋予的权利，就很难进行组织、协调和控制；同样，领导如果离开了对各个人的活动的组织、协调和控制，就无法统领其部属去实现组织目标。所以，两者之间是互相联系的。但是，管理和领导又有区别，狭义的管理和狭义的领导相比较，在活动的层次、对象、范围、任务和手段等方面都有所不

5、同。此时的管理仅指在战术层次上，对具体对象所进行的职能性实务活动，即实际掌管、治理和安排某种事务，作出技术性处理，而领导则指带领、引导、分析情况，决策问题，使用干部，偏重于全局、战略方面。上述分析表明，管理和领导是两个既有联系又有区别的概念。据此，我们可以作出这样的推论，管理和文秘也是既有联系又有区别的两个概念，这是因为:1•文秘活动从属于领导者的管理活动。从历史的发展來看，在人类出现分工以后就产生了管理和决策的需要，出现了管理与决策的组织机构和领导者。领导者在管理和决策过程屮，由于时间、精力冇限，需要有人协助处理人量

6、繁杂的事务性工作，这样便产生了文秘活动。这就是说，文秘活动是因为领导者的活动需要而产生的，没有领导活动也便没有文秘活动和文秘人员。从文秘人员的职责來看，他（她）不仅要帮助领导办文、办会、办事，还要出谋献策，更好地发挥参谋和助手的作用。在领导者的决策过程中，文秘人员要事先帮助领导者搜集、整理资料，提供信息，随时准备接受领导者的咨询；在文书制作、处理过程中，文秘人员或帮助撰拟文稿，或检查其内容和格式，负责传达或发出；在筹办会议过程中，文秘人员要为领导者准备会议文件，安排会议事项，记录会议内容，收集整理会议资料；在接待宾客时

7、，文秘人员要事先安排好接待程序、接待规格和接待方式等。文秘职能表明，文秘活动具冇从属性，从属性的实质是，在领导者的管理活动中，文秘人员只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人财物资源的管理分配权。他们的直接任务是提出管理“半成品”，而后经领导者的批准，同意采纳，才能产生管理效益。总之,文秘工作从属于领导者的管理活动，是各类组织中为领导者的工作服务的辅助管理活动。这一点就使得文秘活动明显区别于虽为领导服务，但不参与管理的专职司机、专职医生等辅助人员的工作。2•文秘工作中包含着部分领导工作。在一个组织中，领导者

8、的职责是决策、指挥和用人，对纷繁众多的琐碎事务，他们不可能事事动手，件件躬亲，而是交给文秘人员去代为办理。文秘人员在处理大量事务的同时,往往要承担部分领导工作。如计划、组织、协调等。其中计划属于领导职能，但是，文秘人员往往在搜集、整理信息资料的基础上，为领导者草拟计划方案，供领导者参与或选用。组织也是领导的一项职能，文秘人员虽然上