正旗文化传播有限公司文书制度

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1、正旗文化传播有限公司文书制度完成者：目的收集范围收集的方法及途径归档文件的程序不归档文件的处理文件保管要求目录为了规范公司档案管理，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各单位档案管理。本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。建立文书制度目的（1）上级的：领导人视察形成的文件代起草并被采用的文件转发的本公司总部文件收集范围（2）同级的：普发需贯彻的（如人事、财政、纪检、劳动局文件）检查工作的（如审计通知、报告，档案抽检、资源节约检查、保密）联系、协商工作的（易遗漏的，如外单位对本机关相关人员职级待遇工资1、表彰奖励等方面的文件材

2、料）（3）下级的：工作计划、报告、总结、财务预决算、统计报表等重要的科技文件材料(科技、科研，课题申报、专利产品)重要的备案材料(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料如：统计报表、统计分析材料、本机关历史沿革、大事记、年鉴等、会议记录、简报等收集的途径和方法收文发文平时收集方法下收集到的（1）零散文件：经办人忘交的，或因抢火、水灾形成的破损修复件等（2）帐外文件：未登记件（如计划、总结，会议记录、外带回件，内部规章，统计表，外签合同等，另名册、账本）（3）专门文件归档文件程序装订分类排列编号编目录入装盒1、装订归档文件应齐全完整。已破

3、损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（超大纸张应折叠为A4或16开幅面）装订归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。装订要求：归档文件以件为单位用线或不锈钢钉进行装订(工具准备：缝纫机、线；钉书机、不锈钢钉；电钻。)符合保护需要，左下整齐。分前后顺序排列后装订。（正本在前定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后）2、分类档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照

4、类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等3、排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（企事业：可按照各企事业单位制定的分类方案顺序排列。采用“大类——年度分类的，按同一大类下同

5、一年度的集中排列；采用“年度——组织机构或问题”的，按同一年度下同一机构或问题的集中排列。）4、编号归档文件应逐件加盖归档章，依分类排列的顺序逐件编号（室编件号）。每年三个号，各期限分别从“1”起号，下年不得接上年号。（企事业编号：在同一类别内不同年度中分别编一流水号，即同类别中一年一号；或同一年度内不同机构问题分别编一流水号，即同一年度中一机构一号。不同期限的文件在同一类别同一年度或同一年度同一机构问题中可混排编号）归档章的盖制：自制文件在文件首页上端空白位置盖，收文在文件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置“全宗号、保管期限、年度、室编件号、

6、馆编件号”，示样如下:（长×宽：65mm×18mm）全宗号保管期限年度室编件号馆编件号134830年20081提示：企事业单位按照《归档文件整理规则》执行归档章的格式。66mm×16mm（长×宽）全宗号类目名称年度件号保管期限页数5、编制归档文件目录归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。式样如下：（企事业：件号栏为“档号”（格式：全宗号+分类号+件号），另页数与备注间多“保管期限”栏）录入方式：一是用档案管理软件系统二是用手工制表录入件号责任者文号题名日期页数备注6、录入要求①件号：文件的排列顺序号。（档号：填写全宗号+分类

7、号+件号，如106—DQ·2009—1）②责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。全称或规范简称，如多个责任者，可填写有其文号的责任者另再填写一个并加“等”即可，制定录入细则和责任者简称表③文件编号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用方括号[]括入）、发文顺序号。录入要求④题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号⑤日期：文件的形成时间。8位阿拉伯数字标注⑥页数：每一件文件总的页数，凡有图文的一面都算一页⑦备注：注释文件需说明的情况。（企事业单位：在备注前加“保管期限”栏，填该件之期限）归档文件

8、目录全宗名称保管期限年度297mm×210mm(长×宽)7、装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表项目。