优化人事档案管理工作的策略

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1、优化人事档案管理工作的策暁随着人才流动性的日益提高，人事档案管理工作中暴露出诸多问题,为使人事档案工作能够与新时代社会发展耍求相适应，需要不断提高人事档案的管理水平。本文指出当前人事档案管理工作存在的主要问题，提出相应的优化策略，以期为推动人事档案管理工作提供借鉴。一、人事档案管理工作的主要问题1.缺乏足够的档案收集力度。因许多单位在档案及时归档方面的意识较为薄弱，造成有的档案长时间在单位及个人手中滞留，未得到迅速归档，或者未及时督促相关科室尽快移交档案，导致员工档案发生缺失。2.认识有误区。很长一段时间内，许多干部不注重

2、人事档案管理工作，在认识上存在着一些误区。他们认为该项工作屮只要不泄露、不丢失、可以应付上级调查就行，没有将该项工作提上议事日程，造成档案问题无法及时解决，资金、人力以及场所等缺少保障，保管条件非常差，在很大程度上制约着人事档案管理工作。3.管理滞后。有的单位及领导对人芋档案管理工作缺乏足够认识，认为该项工作仅仅属于管档科室的事，和自己关系不大，造成档案填写缺乏规范性，不仅纸张与要求不相符，档案内容前后也有出入，例如随意填写工龄与年龄，前后不一致，导致档案的真实性与准确性不足。许多档案存在破损现象，或者字迹不清晰、纸质差，

3、对于档案的利用与保存不利，管理上主要是利用传统的手工操作方式进行，很难与档案信息化管理的要求相适应。1.人员流动性大。许多单位人事档案管理人员身兼数职，很难全心投入人事档案的管理工作。随着聘用制的普及，职工流动性加大，加之档案工作没有引起足够重视，使得档案管理工作者调换非常频繁，一般是刚熟悉该项工作后接着竞聘到别的岗位。这样很难提高档案管理水平。二、优化人事档案管理工作的策略1.提高相关工作者的责任感。对收集的档案必须进行严格的卅核，努力将真实、完整的档案归进档案库屮，严格控制好质量。坚决杜绝粗心人意，鉴别档案的时候，管档

4、工作者应该认真负责，具有较高的责任感。2.提高档案管理意识。切实强化对人事档案工作的管理。领导关注是落实好档案管理工作的前提条件，应该把人事档案管理工作归进自己单位的议事日程之中，切实加大资金、人力、物力等投入，定期督导检查人事档案管理工作。另一方面，针对现阶段档案管理意识普遍较低的具体状况，应该进行积极宣传，使广大员工充分认识人事档案工作关乎个人利益,在整个组织内部对人事档案形成统一认识，进而使整个社会体会到人事档案管理工作的价值。3.提高管理工作者的能力与水平。新形势下对人事档案管理工作者的整体素质提出了一系列新的、更

5、高的要求。第一，应该具备良好的职业道德与较高的思想觉悟，这属于做好人事档案管理工作的重耍保障。对于人事档案管理工作者来说，其必须保证忠于职守，政治合格，同时还应该做到严守秘密，具有无私奉献的精神；第二，人事档案管理工作者需要拥有扎实的业务技能与较高的理论水平，并且应该拥有相对较强的文字能力、沟通交流能力以及协调能力。在信息技术高速发展的今天，档案管理工作者应该学握现代信息技术手段，通过不断地学习，使自己发展成既能掌握人事档案业务技能和理论，又会运用计算机技术手段的高素质人才。1.推动人事档案管理工作实现信息化。运用信息化技

6、术手段开展人事档案管理T作是新时期的一个必然要求，能够起到事半功倍的效果。通过扫描仪、照相机、录像机、计算机等相关技术手段，将图片、文字等纸质资料转变为电子数据信息，实现人爭档案的信息化和无纸化办公，构建起系统全面的人事档案管理信息系统，通过专业管理软件开展人事档案相关工作，例如编制目录、检索与档案资料传阅、档案催缴以及查询等，从而使人事档案信息的正确性与实效性得以提高。参考文献：[1]周亚平.当前人事档案管理中存在的问题及对策探究.学术探索2013(1).[2]郑欣.加强人事档案管理工作的一点想法.黑龙江省档案2011(

7、3)・[3]范晖.谈人事档案规范管理的必要性.山西档案2009(1)・(作者单位：湖南省食品药品检验研究院)