高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫

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1、・管理与改革・高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫收稿日期:2007-07-21修回日期:2008-01-15赵金鹏山东工商学院学报编辑部,264005山东省烟台市滨海北路191号,E-mail：zjp3051@sdibt.edu.cn摘要阐述了对高校学报编辑部档案管理的认识，提出其档案管理应在三个方面下功夫：档案资料的收集应全而；整理应细致；管理应科学,做到管、用并重，解决专、兼职管理问題，处理好纸质档案和电子档案的管理问题。关键词高校学报学报档案档案资料收集档案资料整理档案管理高校学报是裔等学校主办的、以反映本校科研和教学成果为主的学术理论刊物，是展示高等学校的一个垂要窗口，

2、它作为出版物，具有币要的档案价值,是高等学校学报编辑部的一项巫要的档案资料。高校学报档案既是学报本身产生、发展、变化过程的真实记录，乂是高等学校不同时期教学、科研等发展水平的客观反映，还是奇等学校教帅•学术水平发展、提商、变化的一个重要凭证。因此，加强高校学报编辑部档案管理具有重要的总义。那么，如何加强其档案的管理呢？对此•期刊界和档案界12有许多同仁提出了一些很好的意见/*-2］许多高校学报编辑部也实行了一些有效的管理办法泸t但从总体上看，高校学报编辑部的档案管理还没有得到应有的巫视，人们关于高校学报编辑部档案管理的认识也没有形成统-的认识。鉴此，笔者认为学报编辑部档案管理应在以下

3、三个方面下功夫。1学报档案资料的收集应全面高校学报档案是学报创办、编辑、出版、发行、评价等各项活动直接形成的対学报和学校有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学报编辑部档案的保存和管理，首要的前提是学报档案资料的收集。没右学报档案资料的收集,就无法保存学报档案，当然也就更谈不上学报编辑部的档案管理了。如果学报档案资料收集不全面,也就不能全面地保存学报档案，而且保存的学报档案也不是学报发展过程的真实记录和完整凭证。因此，要进一步加强高校学报编辑部档案管理,必须首先全面、完整、准确、系统地收集http：//zgkjqkyj・periodicals,net.cn/学报档案资

4、料，避免遗漏和缺项。高校学报档案资料来源于与学报有关的各个部门，产生于与学报相连的各个环节，贯穿于学报工作的整个过程中。高校学报编辑部档案资料的收集，主要是对已确定作为学报档案保存的资料内容进行全面、完整、准确、系统地收集，但是，到U前为止，人们关于高校学报档案资料所应包括的内容的认识并非一致和统一，而且还存在一些不同的看法。有的学者认为，高校学报档案应收集归档的具体内容包括6项⑸，有的认为主要包括9项内容⑶，有的则认为右11项⑹，还有的认为包括17个方面的内容⑵，等等。笔者认为，高校学报档案资料内容的确定，应坚持成果性和应用性统筹、成套性和记录性并举、完整性和凭证性兼顾的原则，对一

5、些看似没有成果性和利用价值的，但能够反映学报发展现状和力史，能够展现学报发展变化足迹的资料和信息，都应该非常珍惜和必须完整保存。鉴此，笔者认为高校学报档案资料应全面收集以下20项内容。(1)上级主管部门、行业协会、学会关于出版工作的文件和信函；(2)学校党委、行政的重要文件及学校相关部门发给编辑部的文件和相关文字材料；(3)学报编辑部制定的工作规划、计划、报告、总结、规章制度、会议记录、各项活动纪录、管理工作中形成的文件材料和编委会纪要等；(2)学报创刊、停刊、复刊、更改刊名以及要求出版增刊等币要事件的请示报告和批复等币要文件；中国科技期刊研究，2008,19(4)—535—(3)学

6、报出版许可证、登记表、广告登记许可证、印刷发行合同、协议书；(4)学报印刷样本、来稿登记册、作者原稿、发排稿、三审意见、退稿意见、修改稿、历次校样、未校样；(5)学报出版的系列电子文档；(6)学报编辑过程中的重要书信、公函，学报送阅、交流、发行文字记录；(7)学报封面图案、版面设计、栏目的设置和变更以及页数的増减情况和广告的设计图案；(8)学报编委会、审稿专家名单及变化情况；(9)学报稿费、审稿费、编校费、广告费的支付和版税情况；(10)作者文章在学报发表后，被具他期刊或信息数据中心转载、引用及大会交流和获奖的原始资料；(11)学报登记项目年度检验复印件、年度数据统计等上报信息；(1

7、2)学报承办或参加学报年会和其他学术会议的有关文件和资料；(13)学报加入各信息数据库协议和证书；(14)学报获得的各种荣誉、奖励或受查处情况的文件材料、证书；(15)各兄弟院校学报编辑部的来函来电、回函回电以及赠送的各类期刊；(16)学报编辑的个人资料、学术专氏、通讯录及其变化情况；(17)学报合订本和保存的剩余期刊；(18)与学报相关的其他方而有价值的材料等。笔者认为，上述20项内容，基本涵盖了高校学报档案的全部内容,都是高校学报编辑部档案内容不可缺少