浅谈我对学校档案管理工作的几点看法

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1、浅谈我对学校档案管理工作的几点看法摘要针对目前学校档案管理工作屮存在的问题，本文提出加强学校档案管理工作的儿点策略。关键词学校档案档案管理思考中图分类号：G271文献标识码：A对一所学校来讲，档案的信息化建设是对学生和学校都非常有利的工程，它不但能够促进学校的科学管理，使学校教学向规范化、科学化、现代化的方向发展，而且能够有效地提高教学质量。因此，分析学校档案信息化建设的实际情况，研究其面临的主要问题，并以此为基础，提出解决问题的策略，以促进学校档案信息化的建设。1学校档案信息化建设面临的主要问题1.1思想上不够重视当前形势下，学校不重

2、视档案的信息化建设。有一部分学校的领导感觉学校的电子文件数量、档案资料不多，不需要档案的信息化建设。因此,有一部分学校缺少专门的管理档案的人员，而管理档案的人员常常又是兼职的，以至于不能够认真地搞好档案管理的工作，不重视档案的信息化建设。一些学校领导的档案信息化建设思想观念比较差，不重视积累和整理一些电子文件等信息资料，造成了电子文件等信息资料的不完整或者是散失。也止是由于相关领导的不够重视，致使档案室对一些学生的考试成绩、教师的教案分析表格等信息资料保存不够完整。1.2缺少专业的档案管理人员伴随肴信息技术的不断进步，要求学校的档案管理

3、人员具有较高的计算机和网络应用能力，以及档案管理能力。而学校大多面临的问题是档案管理人员的业务能力比较低，并且档案管理人员大多是兼职的，缺少专门的档案管理人员。有一部分学校在档案室安排一些体弱多病和快退休的人员，这些人员既缺少档案管理的知识，又不具备计算机和网络应用的能力,因此不能够满足档案信息化建设的需要。1・3缺少资金支持学校档案的信息化建设，耍求投入一定的资金，以采购相应的硕件和软件设施。但是由于学校领导思想上不够重视与学校的资金问题，缺少必要的资金支持经费问题和领导对档案工作的不够重视，因此，没有投人必要的资金来实施学校的档案信

4、息化建设。1・4档案的网络化建设不健全尽管有一部分学校建立了自己的档案网页，可对档案网页的维护程度不够。所建立的档案网页不能够实时地更新，网页的内容比较陈IH。同时,档案网页的信息安全观念比较差，在计算机网络飞速发展的今天，黑客攻击、电脑病毒的感染，能够直接影响到电子文件信息资料的真实性与安全性。倘若档案管理人员的安全观念比较差，不实时地备份数据，就会存在被黑客与病毒入侵的可能。1.5档案等信息资料的使用率较低据统计，每一年的考试试卷是档案室借阅最为频繁的档案资料，而其它一些档案资料的借阅比较少，人部分的档案资料是原封未动的。这是由于没

5、有充分地开发学校的档案资料，档案资料和广大教师的需要不相符，档案的一些信息资料没有在档案的信息化网络下进行传播。2学校档案信息化建设的策略2.1学校建立档案信息化建设的管理机制与和运行机制首先，领导重视加强学校的档案信息化建设。对学校的档案信息化建设來讲，领导体制显得非常关键，它能够确保档案的信息化建设。因此，需要建立和健全学校的档案管理机制。可以由校长办公室来领导档案室的工作，档案室的主要负责人是校长办公室的负责人。此外，在档案的信息化网络当中，安排专业的管理人员。在学校的日程与发展规划当中重视档案的信息化网络建设。在学校的H常工作当

6、中，领导一定要高度重视档案的信息化建设，实时地处理存在的各种问题。在学校可以承受的资金限度之内，投入一定的资金，采购一些硬件和软件设施，用以制作与维护网页,保护电子文件等。2.2保护好多种形式的档案资源档案的形式是各种各样的，比如，磁带、录像带、照片、纸质档案等。计算机技术在不断进步的同时，出现了一些电子文件，以及光盘、磁盘等载体，多种多样的载体形式，如纸质档案，照片、录像带、磁带。随着计算机技术的发展，电了文件大量牛成，又产牛了磁盘、光盘等形式的档案信息资料。保护好这些形式的档案需要确保防盗、防虫、防水、放光等，并需要做好电子文件的备

7、份工作。2.3进一步拓展应用档案的渠道学校档案的信息化建设是以它的服务价值作为出发点与落脚点的。在学校的档案当中，包括很多记录着学校教育成果与教学经验，以及关于学生生活和学习等的信息资料，努力推动档案的综合利用，就是服务于学校的发展，服务于广大的师生。首先，不断地完善档案检索的工具。各种各样的检索工具能够对学校的档案信息资料实施计算机著录，实现应用计算机进行检索的目的，以大大地提高检索的效率。其次，丰富档案信息资料的服务方式。除了传统意义上的档案展示、档案复制本、档案外界、档案阅览等方式之外，还可借助有线电视网络、手机网络、计算机网络等

8、方式,充分地应用网络这个平台，上载一些档案信息资料，不断地开发档案信息,为广人的师生提供所需要的档案信息资料。最后，不断地优化档案的编研。在档案应用的工作当中，编研是一项比较深的工作，不断地优化档案的编研，