浅谈档案信息资源的开发与应用

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1、浅谈档案信息资源的开发与应用浅谈档案信息资源的开发与应用摘耍：档案是企业重要的信息资源，属于企业的资产，档案信息资源的开发和应用是档案工作的一个永恒的主题。随着社会主义市场经济的完善和发展，及国际经济一体化进程的加快，企业档案信息资源的开发和应用工作越来越紧迫。从一定意义上讲，档案信息资源的开发应用工作的优劣，是检验档案管理工作整体水平的“试金石”。开发有效的档案信息，挖掘其潜在价值，是推动企业科技进步，提高企业经济效益的有力保证。关键词：档案信息资源开发应用开发档案信息资源，就是把库藏中的一切有利用价值的档案资源通过各种途径提供出来，使其应

2、用到实践中去，也就是把潜藏的生产力因素激发出来，变为活的物质财富，进而转化为直接现实生产力。开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重耍途径，是档案工作自我完善的主耍内容。那么，档案信息资源的开发与应用包括哪些内容，在企业的实际工作中又该如何处理呢？现结合本人的档案工作实践，粗浅地谈谈自己的看法。1.在实际工作中，要做好档案信息资源的开发与应用主要做好以下三个方面的工作1・1抓基础。打牢基础，强化档案信息处理工作，为档案信息资源的开发应用提供可靠的依据档案信息处理工作是指档案信息的收集、加工和传递等过程。强化档案信息的处理工作

3、，首先，必须根据档案自身的特点及形成规律，搞好档案收集工作，这是档案信息处理过程中极为重要的一个环节，是档案加工制作的基础。档案的收集搞好了，利用的范围才会更广泛，内容才更加丰富,信息的加工整理等工作才会更准确、更具体。反之，开发利用也就成为了一句空话。对于我们企业而言，我们把收集的重点放在跟踪收集上，要有选择地收集。档案是文件屮精华的转化，并不是有文必档。为此要做到对文件材料进行科学地选择，既要使有价值的材料不遗漏，也要避免使无价值的材料混在其中。为此,我们不但遵循上级的档案管理制度，还根据我们企业的特点制订了详细的归档范围，文件材料细化到

4、了具体部门，这样，归档材料既全面乂准确，为日后的开发和利用提供了极大的方便。1.2在实际工作中，对档案信息的加工我们遵循以下原则①选择性。对档案信息的加工要加以选择，针对收集到的档案原件质杂零散等状况，我们从不同角度，紧紧围绕当前企业经济建设中心进行收集、选择，整理，达到内容全面，主次分明。②适用性。对档案信息加工做到库藏清，要迎合生产工程技术人员的需求，人家需要什么，我们就迅速加工什么，不但要带着明确目的加T信息，还要处理好保密性和专利性，保证档案的机密安全,保护技术人员的产权。③真实性。对档案信息加工要有真实性，档案的真实性就是指档案最原

5、始地记录了档案形成者历史活动的客观过程。为了给广大利用者提供准确可靠的科学依据，在信息加T中数字要准确，条理要清楚，层次要分明,实事求是、客观地、历史地记述事实,不能凭空臆造，避免造成不可弥补的损失。④还要加强档案信息的反馈传递工作，强化开发利用后的分析处理工作，及吋传递给有关部门，使档案信息开发系统不断完善，形成一个“收集一处理一归档一开发一综合一反馈”的闭环系统，从而更好地为生产实践服务，取得更大的经济效益。2•重关键。广开门路，力求实快，主动服务，是开发档案信息资源应用的关键如何使档案信息转变为生产力，使利用者能够方便、及时、准确地得到

6、服务，这需要有多种形式的利用方法和手段。广开门路就是全方位、多渠道提供利用的方法和手段。在利用形式上，我们主要采用了查询阅览、档案借出和档案复制三种。在利用手段上，为使档案信息快捷、有效地为生产经营服务，我们编制了多项检索工具，女口：案卷目录、专题目录、文号目录以及必备的编研材料，如：大事记、组织沿革、技术成果汇编、利用实例汇编等，让档案利用最大化。力求实快，就是指档案工作人员要有较高的业务素质，做到懂业务，会管理，及吋、准确地提供各类档案信息，提高档案工作经济价值。同吋，利用现代化管理工具，实现了网上存储、查找、借阅的便捷功能，极大地提高了

7、服务效率。主动服务，是指改变机关工作作风，面向生产，面向基层，深入到生产一线，提供积极主动的服务。在企业，档案室的工作既是技术管理部门，乂是服务部门，而且档案T作目的就体现在服务之中。因此，送上门去服务，是一个很重要环节。如：在我们单位经常有打电话要查询档案的，若遇到现场急需，或事情紧急，我们便会把档案找出來，送过去；有时根据需要，我们也会把利用者请上门來查，千方百计为他们创造方便条件。积极的服务也让档案资源利用效益最大化。近三年来，我厂档案利用超过1256人次，科技资料为技改项目节约20余万元，财务档案及数据资料为儿起大的经济纠纷挽回了巨额

8、损失。由此可见，丰富科学的信息资源，积极广泛的提供利用，档案为企业创造了较大的经济价值和社会效益。3.转观念。转变观念，持之以恒地将档案丁作扎扎实实地做好，是档案资