时间管理的小妙方

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1、時間管理小妙方作者：職場心理衛生資源手冊（摘自中華心理衛生協會”職場心理衛生資源手冊”）「糟了！時間不多了」、「唉呀！我已經來不及完成這件事…」、「我一定要在…之前完成」你經常這樣子對自己說話，仍然經常感到時間不夠用嗎？多數的時間壓力是腦袋造成的，而不是時間的問題！I•為自己準備一張量身訂做的工作進度表。2•把精力專注在那些高優先順序的事項上，按事情輕重緩急，來排列順序。3•工作計畫不是一成不變的。工作或家庭中的突發事件可能會改變工作或者工作的先後次序。4.將重要的計畫在一天中最重要最具生產力的黃金時間來執行。5•將每天的例行公事在非黃金時段、精力較差的時候來

2、進行。6.每完成一件工作，就勾去一件：看著要做的事情一件件地減少是非常有成就感的。7.如果你有急事需要處理，可以請屬下或同事幫忙你接電話。&每工作一個小時，休息5-10分鐘。9•分分秒秒地監視下級的工作不僅費時而且會使他們士氣低落。10•對你的屬下盡量用嘉許代替斥責。II•每天至少要預留出一小時的彈性時間，用以應付突發狀況或是緊急的事件。12.活用零碎的時間，如：等公車、等看病、陪孩子上音樂課，來做一些因為一直沒空而被耽延下來的事情。【時間管理圖】1・建立工作的優先順序和目標2.去除不必要和不適合的工作2・1•盡可能將工作分派出去（授權、委任）3.排定每日、每

3、周的工作時間表3・1•將「黃金時段」作最妥善地運用3・2•把會讓自己分心的事減到最低3・3•預留處理突發事件的時間作時間的主人看完以上的小妙方，再來看看春嬌的一天。春嬌是某大企業的中階主管，她將一天時間配置如下表:【時間配置分析表】日期年月今日工作優先順序明日工作優先順序1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.時間工作內容（完成）08:30寫演講稿「）09:30準備簡報及會議資料「）10:30與客戶聯繫、準備下午會議相關報告「）11:30去會議途中再看一次開會資料「）12:00吃飯時間13:30與客戶開會「）14:30回程途中打電話給客戶、朋友「）15:30接

4、待賓客「）16:30閱讀信件、整理文件（x）17:30準備明天的會議資料，及工作流程「）自我激勵的一句話：我很棒！我是一個有效率的人春嬌做事如此地冇效率，原來她冇下面的法-她將上述工作按事情的輕重緩急，列表如下:【時間緊急/重要性分析】****重要■緊急•緊急狀況•迫切的問題•限期完成的工作或會議***重要■不緊急•準備工作•預防措施•價值觀的澄清•計劃•人際關係的建立•真正的再創造•增進自己的能力**不重要■緊急•造成干擾的事、電話•信件、報告•會議•許多迫在眉睫的急事•符合別人期望的事*不重要■不緊急•忙碌、瑣碎的事•廣告函件•電話•浪費時間當春嬌將工作依

5、輕重緩急排序後，發現了時間的小偷!【時間小偷】1•使工作中斷的干擾（電話、未約定的不速之客）2.辦公桌經常凌亂，找不到自己要的資料3•有人要求幫忙，總難以拒絕4•遇到難題時遲疑不決，無法下決斷5•計劃太多或不完善6.遭遇困難時‘喜歡自己想辦法解決7.員工未受適當的訓練&沒有必要的會議9•無法使工作提前完成、未能授權10.溝通不良11・社交活動頻繁12•講電話時間很長或等待回音12.等待飛機起飛或下降14.經常把工作帶回家*現在輪到你【練習一】那你的一天呢？（請參考時間配置分析表，也為自己量身訂做一張合適的工作日誌吧！）【練習二】你可以試試看將個人每日的生活事件

6、加以分類及分析。（請參考時間緊急/重要性分析表）【練習三】試試春嬌的法,是否也找到你的「時間小偷」？（請參考「時間小偷」分析表）本文轉載自中華心理衛牛協會97年公務人員網路諮商務網僅供線上收看，請勿任意下載或複製