浅谈办公自动化网络建设

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1、浅谈办公自动化网络建设中图分类号:TP317.1文献标识码:A文章编号:1009-914X(2013)36-0544-01近年來，我国网络发展突飞猛进，对各行各业传统的工作方式和管理模式造成极大挑战，同样対办公自动化网络建设也带来巨大的挑战。为适应飞速发展的信息时代的要求，各单位必须把办公自动化网络建设提高到重耍议事日程来抓，只有这样才能在科技经济日趋全球化的今天，打破单位与单位、国与国Z间信息传播的局限，尽快实现信息资源的共亨。笔者认为，要建设以计算机通信技术为基础的办公自动化网络，必须做好以下六项工作：一、加强对办公自动化网络建设的领导要建立

2、办公自动化网络建设的领导体制，把办公自动化网络建设方案纳入国家和各行各业自动化建设的发展规划，并与其同步发展，从经费、物资上得到保证。二、加强办公自动化队伍建设要针对办公自动化网络建设的需要，建立高水平、高技能的现代化管理机制，培养出一支能够适应新形势要求,掌握计算机操作、数据的录入、数据库管理、多媒体和网络管理等基本技能的高素质的专业队伍。三、加强办公自动化制度建设数据库建设的标准化、规范化决定了办公自动化、网络化。因此，有计划地建立各种数据库是一向重耍而艰巨的任务。各单位必须做好数据库的数据录入工作，减少数据的丢失、重复和分散，提高信息含量，

3、实现资源共享等，都必须冇严格的规章制度作保证。随着办公自动化的逐步实现,文档工作仅靠传统的管理制度管理已经完全无法适应，应该根据国家有关电子文件管理方面的规章制度，结合单位工作中的实际情况重新制定或修订各类办公自动化管理制度，以适应办公自动化网络建设的需要。四、加大对办公自动化设备和技术的投入由于网络应用的推广，促进了办公自动化的进一步发展，人们将要逐步实现无纸化办公。机关、企事业单位办公室是信息的产生地点,要把公务、商务、经济信息资源用活、用足,就需要及时进行信息编辑,在单位内部实施网络化管理。为解决传统办公模式中由于纸质文档进行传递所造成的信

4、息交流不畅，大量办公文件归档后存放困难以及对多部门进行工作协调时效率较低等问题，要加大对办公自动化设备和技术的投入，引进开发办公自动化系统。办公自动化系统不仅能对一般文件进行管理，也能够对图表、图像、声音等非结构化数据进行管理检索，还可以山管理人员直接在计算机屏幕上审阅积存的文件，对电子文件中不具有保存利用价值的进行删除，对具有保存价值的文件确定保管期限，并在各份文件上注明。由于计算机随时可以迅速对电子档案屮的单份文件从任务角度进行检索，既省时乂省力，所以在电子文件转化为电子档案过程中，管理人员不必再去分类、组卷。五、加强电子档案的技术保护众所周

5、知，光盘、优盘、软盘等电子档案存储载体的存储容量很大,构架占用空间很小，档案库房管理相对比较方便。但电子档案在保管条件上与纸质档案相比要求严格，必须存放在专用库房中，对库内温度、湿度进行严格控制，并配置防高强度磁场、电场等设施设备，还要严格防范计算机病毒等等。六、广泛运用科学技术要加快实现办公自动化的步伐，就必须在各行各业广泛运用科学技术。科学技术的进步和管理水平的提高将从根本上决定我国现代化的进程。主要表现在以下三个方面：一是运用计算机网络技术，建立不同程度的网络。如建立单位局域网、地区范I韦I内的局域网、全省、全国范围的广域网等，实现资源共享

6、。随着办公口动化网络建设的进程，文件不再以纸质形式运转，而是以电子邮件的形式发送，以电子文件形式归档，档案馆（室）变为档案信息的控制中心，网络中单个信息中心所能提供的信息，不再仅仅是一个信息库屮的信息，而是网络系统屮所连接的所有信息库的信息，信息数字化已成为办公自动化网络建设的必然结果。二是运用多媒体技术提高办公口动化的水平。多媒体技术能够对文宁、照丿丫、图像、声音等多种媒体进行综合处理，能使档案由分散管理变为集中管理，使档案的服务手段实现现代化。多媒体信息检索与普通检索相比，增加了许多检索点和检索要求，用户可按自己的需要，向系统提出图形、图像、

7、声音等多媒体信息的检索耍求，提高档案的查全率和查准率。三是运用计算机技术加快办公自动化的步伐。随着办公自动化的进展，计算机将从辅助性工具逐渐成为现代化管理的技术支撑，文档工作的重点将从文档实体管理逐渐转移到信息管理上来，使传统的手工管理向自动化管理转变，将使档案馆（室）、办公室的信息更趋精确、完善，文件、档案从整理、编日、检索到提供利用等，都通过计算机技术运用实现了办公自动化。