科学研究档案管理办法

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1、南京航空航天大学文件校档字〔2008〕4号关于印发《南京航空航天大学科学研究档案管理办法》的通知各有关单位：为提高我校科学研究档案管理的质量和水平，逐步实现学校科学研究档案管理的规范化，使学校科学研究档案更好地为学校教学科研工作服务，特制订《南京航空航天大学科学研究档案管理办沸，现予以印发，请遵照执行。附件：南京航空航天大学科学研究档案管理办法二OO八年四月三十日主题词：科学研究档案管理办法附件南京航空航天大学科学研究档案管理办法第一章总则第一条为了提高我校科学研究档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中

2、华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第六号令）、《国防科技工业档案工作管理暂行规定》（科工办〔2007〕37号）等法律法规，结合我校实际，特制定本办法。第二条科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。第三条科研档案是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富。科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，学校科研管理部门的领导必须把这项工作纳入科研计划、规

3、划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行科研工作和建档工作”四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。凡科研文件材料归档不合格的，科研部门一律不予鉴定、验收、财务决算和上报成果。第二章科研档案工作职责第五条科技部门分管科研档案工作领导职责：1•将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划；2.制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中

4、，并督促各部门执行3-及时催促各院（系）和课题组负责人、专（兼）职档案员及时按规定将应立卷归档的文件材料归档；4.配合档案馆对科研档案组卷质量及保管情况进行检查；5-协同保密处指导科研档案密级的确定；6-协助审查准备归档的科研文件材料。第六条各院、系、所（室）分管档案工作领导的职责：1.把建立科研档案列为本院、系、所（室）的工作内容之一，提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料与科研进展同步；2.研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，审查保管期限和密级，并签署意见，督促课题组将科研文件材料归档；1.科研人员调动时，应检查其承担科研任务所形成的

5、全部文件材料移交后，再为其办理离校手续。第七条科研课题负责人职责：1-科研课题负责人对建立本课题的科研档案工作负全面责任：在开题时提出建档计划，明确课题组成员平时积累有关科研文件材料的任务。在研究中，随时检查积累情况，定期汇集保存。在课题结束后，组织收齐文件材料并系统组卷和归档，做到归档材料完整、准确、系统；2.提出科研档案案卷的保管期限和密级，填写科研档案归档说明书，并填写卷内目录、备考表及档案移交清单，按照本管理办法中第四章的规定，向有关档案管理人员移交。第八条档案馆科研档案管理人员职责:1.贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策和法规，执行本校科研档案工作的各项

6、规章制度；2.指导、监督检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收科研课题档案是否完整、准确、系统；3.负责科研档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作；4,遵守国家有关科技保密的规定，保证科技秘密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益；5-积极开发科研档案信息资源，充分发挥科研档案作用。第三章科研档案归档范第九条确定归档范围的原则：1.归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循

7、其自然形成规律,保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性；3.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位；4.与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档要求。第十条归档的内容及重点：1归档的内容包括所有科研项目、基金项目、委托项目、自选项目、协作项目、技术服务等项目的开题报告、计划任务书