浅谈文秘人员的文档管理素养

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1、浅谈文秘人员应具备的文档管理素养中文摘要：办公室的文秘人员，既是领导的参谋，又是文书档案的管理者。因此，文秘人员要胜任文档管理工作，必须强化自身的文档管理素养，才能提高档案管理的质量，成为一名合格的档案管理者，才能适应新形势下文秘工作的需要。关键词：文秘人员；文档管理；素养文秘人员是党政部门和企业事业单位必设的工作人员，文秘人员的工作不仅仅是抄写收发,而R还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。就一燉而言，大多数文秘还是文书档案的管理者，文书档案的价值，关键在于档案的质量，乂取决于文秘和文档管理工作人员的自身索质，要想做好档案工作，必须建立一支冇专业

2、知识、冇文化索质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案T部队伍。一、良好的文字素养，是做好文档管理工作的重要基础作为秘书人员，首先需要有正确的政治立场，良好的思想作风修养，谨慎细致、实事求是及敢于创新、勇于进取的工作作风。由于文秘工作具冇特殊性，这就要求文秘人员必须具备较高的素养。作为领导的助手和参谋，文秘的主要工作是记录和抄写文稿起草，记录有领导的口授记录，冇接待來访者的记录，还冇会议记录和电话记录等等。抄写即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲，多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印，帮助领导誉写稿件使之能腾岀时间去做英它工作，这是文秘应尽的

3、责任。起草文稿，是文秘工作的主要部分，文稿的起草过程，常常是由领导和文秘合作进行的，有时是领导亲自动手，秘书帮助誉写,以及做一些收集、补充和核实；冇时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只II授一个要点，或者同秘书一起在讨论屮形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点、形成文字。授后一种领导只是出题冃，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都山文秘单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文秘不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而R可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿。要达到这个日的，文秘

4、就必须具备较高的素质，除了具备一般工作人员的基本条件外，还应冇自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养，技能修养好不好是一个文秘称职不称职的问题。品德修养，作风修养好不好是一个文秘合格不合格的问题。因此，文秘要自觉地、全血地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为徳才兼备，既合格乂称职的国家特殊岗位上的工作人员。秘书在口常工作屮承担了许多文书档案工作。我们常说，今天的档案就是咋天的文件，昨天的文件就是今天的档案。秘书人员在自己的工作岗位上，不仅通过文字档案的抄写，记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时由其经手处理的具有较高水平的文

5、字材料也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的、具有较高价值的原始资料。文秘人员除了具备一般工作人员的基木条件外，还应有文秘工作特殊的知识修养、技能修养、品徳修养、作风修养、知识修养。文秘人员在自己的工作岗位上，不仅仅是文字档案的抄写、记录和文书起草。同吋，经过自己收集、整理的具有较高水准和历史价值的文字材料，也应成为准确的、丰富的、详实的、具有较高价值的原始资料。因此，文秘人员良好的文字素质是作好文书档案管理工作的重要基础。二、较高的业务素养，是科学做好文档管理的必要条件由于当前人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文秘兼职的。按

6、照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属档案局领导。因此，文秘人员应在遵循档案管理坚持实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理T作关于统一管理、完整为安全、便丁•利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务素养。做好文书档案工作，为木部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根木任务。文秘人员兼做文书档案工作，其内容主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是这些环节中的屮心环伙其它环节都是为了利用而存在，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作,

7、为本单位的中心服务，是文书档案工作人员的根本任务。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为办公室工作的参谋作用，作为办公人员教育的素材，作为办公历史的凭证，作为科学研究的必要条件，其重要性是不言而喻的。由于一•般的文书档案管理工作是通过办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小的部门而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂。这样，耍求提供大量的参考资料，耍求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文秘人员在加强业务素养的同时，又必须具有文书档

8、案工作人员的有关理论、业务等方面的修养