浅谈实物档案的归档与管1

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1、浅谈实物档案的归档与管理实物档案，是人们在实践活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，它们对今后研究历史能起到很好的依据和凭证作用，而且实物档案也可以直观地再现历史，留住记忆。但是，由于廿前国家还没有统一的实物档案管理标准，而且实物档案又种类繁多，载体形态各异，因此造成了实物档案管理的混乱。木文结合一•些地区已制定的实物档案管理规范和一•些单位已有的实物档案管理实践，谈谈基层单位如何做好实物档案的归档与管理。一、实物档案的归档范围主要包括以下几类：1•本单位的集体或个人在齐类公务活动屮获得的奖杯、

2、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；2.公务活动小获赠的纪念品；3.上级领导、知名人士的题词、字画等；4.本单位口形成以来使用过的牌匾、停用的齐种卬章、各种垂大活动中形成的纪念品和宣传品;5.其它有保存价值的实物。二、实物档案的归档要求1.由于实物档案的重要性和载体的特殊性，应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜；由于特殊原因，应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，也应该先移交档案管理部门拍照背记，再办理借用手续。2.任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人，

3、归档的实物要保持干净、整齐、无破损。3.个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由木单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。4.归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入木单位照片档案的管理，两者之间应建立互见关系。三、实物档案的整理1.分类实物档案应以“件”为单位进行整理，如一个奖杯为一件，一张奖状为一件,一份纪念品为一件，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类，如奖旗类、证书类、印章类等，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。在保管期限上，由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，

4、所以一般应作永久保管。1.排列及编号归档实物可先按物品类型排列，同一类屮再按归档时间顺序排列，实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号，并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度（形成时间）、编号、保管期限。实物档案的编号由类别号、件号组成，类别号由各单位按木单位分类方案自行编制，女m用“s”表示实物档案，如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“S1”表示奖杯类，“S2”表示奖牌类等，件号是按归档时间顺序给的流水号，那么“S1—5”即表示该单位奖杯类第5件归档实物。不

5、按物品类型分类的单位可直接给流水号。2.编口归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案H录。实物档案H录可设置编号、责任者、题名、年度（形成时间）、数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项Ro在编H时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章要在年度一栏填写印章使用起止时间。实物档案目录应按类别装订成册并编制封

6、血。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项忖。四、实物档案的保管实物档案载体形态齐异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗，由于装具不统一，因此保管方法也不尽相同。可折叠的或小于A4幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方便利用；较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜屮保管，也可放在特制的装具里，置于单位走鳩或会议室屮，能更好地发挥它们的宣传作用；停用的归档印

7、章应先蘸红印泥盖在H纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。（原载2008年第10期《浙江档案》，作者：省档案局翁梅）