浅谈电子档案的优势与不足

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1、浅谈电子档案的优势与不足pdf文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT,或下载源文件到本机查看。理论探索档案贰零零陆年第伍期浅谈电子档案的优势与不足李萍电子技术的迅猛发展和推广，使档案工作产生了rti纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。如何面对电子档案的优长与不足，使档案工作在网络化、数字化的环境中生存与发展，成为我们不得不思考的问题。一、电子档案的内涵。从20世纪90年代起，出现了电子档案与多媒体档案的数字化趋势。不少人认为这就是电子档案；也有人认为，这就是数字档案。苴实不然。事实上，档案的电子化、多媒

2、体与数字档案是截然不同的概念。档案的数字化，指的是对纸质、磁质、光盘等多种载体的档案进行数字化。它只以多种载体rti有形到无形的转化，而对于传统的整理档案形成过程的内容并无影响。0前，不少单位已启动档案电子化项目，建立了档案数据库（网）。多媒体档案较之于传统的纸质载体的档案是一个进步。它是电子档案技术的产物，指的是通过计算机将文稿、图片、音频、视频资料合成VCD、DVD光盘中，使的档案不仅仅是静态的文字、图片，而变成形、声、色俱全的音像制品。电子档案则是一个新概念，它是一个全新档案，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案电子化、多媒体档案

3、只是档案物理载体的量变，而电子档案管理则是从内容、形式到手段的质变。二、电子档案的特征。相对于传统的纸质或多媒休而言，电子档案具有鲜明的特征。主要是：1.实体的虚拟化。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络中的，对于单一文稿而言，它的实体是无形的，是看不到摸不着的。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户调看或利用的资源可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国。2.手段的数字化、网络化、多媒体化。过去档案全是手工操作，数字档案则不然。它从资料的采

4、集、整理、加工、归档都是依托数字和网络环境。它是通过网络、收集地方信息；或将收集到的其它载体信息进行数字化处理；利用计算机和网络，就其内容和展示手段而言，数字档案是多媒体的，它的文本、图片、音频、视频，融于一体，真至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面（如数据库式、网页式等）、版式（不同的网页模板和风格、颜色等，也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需求的档案文献。3•吋效性强，周期短。档案是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。用传统的方法，少则一年，多则几年。而数字档案采用新的手段和

5、方式，通过网络采集、数字化管理、计算写作、电子邮件联系。新的技术手段减轻了劳动强度，减少了多种的环节和吋间，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修止错讹或更新资料都十分方便，电子档案的内容可以是实时的，可以反映最新的情况。4・交互性的和个性化档案。在电子档案的模式下，文稿的提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，甚至在一定的条件下角色可能会发生转化，具有空前环境下的交互性。另一方面，电了档案的形式是在线的、实吋的、网络化的。有些档案利用过程也可以不经过现场來进行，通过有关数字化的网络就可能完成。5•成本低、风险小

6、。电子化的文稿从形成的整个环节都是通过计算机网络完成的，不费一纸一笔，而网络技术、数字技术,乂使得远距离、大容量传输和通讯更便捷、更廉价。过去档案所需要投入的大量邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下來，这些都直接降低了成木。6•加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整合有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、元数据标准、浏览平台等,它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，使得方志的编撰常态化，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过

7、多的现象。与标准化加工和海量信息和适应，在检索技术上，电子档案是智能化的。检索系统能够自动地分析检索条件与结果，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，能实现多语言混合检索及检索结果的自动排序等功能，为用户提供最为满意的信息。7.以服务和用户为主导。档案信息网络化管理的优势主要表现在，一是档案信息更加完整。二是人们利用档案信息可以不受地理位置、时间或专业的制约，使电子档案以服务社会、方便用户为主旨的，正因为如此，其内容、网络平台和服务系统的设计、组织与构建都是围绕服务用户的目的，具有开放性（普通公众也能参与）、交互性（用户可提供资料或提出意见）、动

8、态性（即时修订、更新）、个性化的特点，使得电了档案更友18业务园地试论影响电子档案效力的因素及应对措施周学欣电子档案的产生一方面使人们在