试论文书档案信息电子化

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1、试论文书档案信息电子化摘要：文书档案管理自古以来就是档案工作中的重点，是档案工作的一个重要组成部分。在当前的文书档案管理过程中，随着科学技术的不断变化和信息技术的不断促进使得其在变化过程中也实现了电子档案管理的过程和方式。通过计算机管理技术和数字化管理模式來实现档案管理的准确性和统•性，更是实现档案系统化管理的主要措施和方针政策。本文通过文书档案管理过程中的电子化技术就如何提高其管理过程中的准确性和完善性成为其主要的管理目标。就文书档案在电子化管理中的优缺点进行探讨和分析，总结其解决方法。关键词：文书档案；电子化文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中

2、的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的岀现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理丁作中的应用不断的加快，成为当前为人

3、们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。一、文书档案管理信息的电子化的优点电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。1,电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而U档案管理的过程也变得更容易操作，只是在计算

4、机上打打字和点点鼠标便可完成,时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。2,信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到

5、及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的岀现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输,保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。二、文书档案管理信息的电子化的缺点首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具

6、有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻：现在,通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都対电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装

7、杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进