公函的写法及注意问题

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1、公函的写法及注意问题　　　　公函根据内容和性质可以分为很多种类如：用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等下面就由小编给大家介绍公函的写法及注意问题希望大家喜欢　　　　公函的写法　　　　公函根据内容和性质可以分为很多种类如：用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等另外还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等实际上只要它们使用于公务活动中也应划入广义的公函范围不过从狭义的范围来讲函和信也有一定区别函的使用比信的范围窄但比较庄重、严肃各种公函的写法都是统一的　　　　公函的写法　

2、　　　1.编号　　　　为了方便整理、保存和查对公函需要加上一些公函的编号编号必须要写在信封的左上角　　　　例如：(a)B/1/99(b)学字第92号　　　　2.写信人的地址　　　　信纸的右上角必须写上公函的写信人地址书写语言华文英文皆可　　　　例如：(a)和平路198号　　　　新疆邮区123194　　　　(b)Blkl94ToaPayohLorong4　　　　03108xinjiangl23194　　　　3.收信人的姓名职衔和地址　　　　(a)收信人的姓名写在编号之下但位置不可比写信人的地址高先写姓名姓名后面一定要记得加上称呼　　　　例如：刘维国先

3、生　　　　林月芳小姐　　　　在收信人姓名下面写收信人的个人职衔　　　　例如：　　　　XX联络所管理委员会主席　　　　新世界书局经理　　　　(b)若你不知道那个团体的负责人的具体姓名　　　　可以写执事先生成写他的个人职务或者头衔　　　　如：XX中学校长　　　　4.称呼：　　　　(a)正文的开头写收信人的具体称呼后面必须加冒号“：”不空格　　　　(b)可以用较为普通的称呼：如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”也可用“经理先生”这样的称呼　　　　(c)自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局　　　　称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队　　　　5

4、.标题　　　　(a)为了方便快捷处理和分类保存公函应加上标题　　　　(b)标题写在称呼下面的中央位置标题下面必须画上横线;　　　　写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来　　　　例如：　　　　请主持开幕典礼　　　　接受友　　　　公函的用法大约有下面几种：　　　　1、当下级机关需要向上级机关去询问一般事宜的时候或者上级的机关需要答复或催办下级机关的一些有关事宜　　　　2、平行机关或者不相隶属的机关之间商洽一些有关事宜　　　　3、机关或者机构常常用函来通知一般事项如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时也常用公函　　　　4、向上

5、级机关请示较小事宜也常用函　　　　函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可　　　　函的结构、内容和写法　　　　由于函的类别较多从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性主要介绍规范性公函的结构、内容和写法　　　　公函由首部、正文和尾部三部分组成其各部分的格式、内容和写法要求如下：　　　　(一)首部主要包括标题、主送机关两个项目内容　　　　1、标题公函的标题一般有两种形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成另一种是由事由和文种构成　　　　2、主送机关即受文并办理来函事项的机关单位于文首顶格写明全称或者规范化简称其后用冒号　　　　(二)正文其结构一般由

6、开头、主体、结尾、结语等部分组成　　　　1、开头主要说明发函的缘由一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文复函的缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号然后再交代根据以说明发文的缘由　　　　2、主体这是函的核心内容部分主要说明致函事项函的事项部分内容单一一函一事行文要直陈其事无论是商洽工作询问和答复问题还是向有关主管部门请求批准事项等都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚如果属于复函还要注意答复事项的针对性和明确性　　　　(三)结尾一般用礼貌性语言向对方

7、提出希望或请对方协助解决某一问题或请对方及时复函或请对方提出意见或请主管部门批准等　　　　(四)结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项选择运用不同的结束语如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等有的函也可以不用结束语如属便函可以像普通信件一样使用“此致”、“敬礼”　　　　(五)结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容　　　　署名机关单位名称写明成文时间年、月、日;并加盖公章　　　　撰写函件应注意的问题　　　　函的写作首先要注意行文简洁明确用语把握分寸无论是平行机关或者是不相隶属的行文都要注意语气平和有礼不要倚势压人或强人所

8、难也不必逢迎恭维、曲意客套至于复函则要注意行文的针对性答复的明确性　　　　其次函也有时效性的问题特别是复函更应该迅速、及时