任务7多人协同处理文档重要

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1、任务7：多人协同处理文档多人协同处理文档任务分解（相关知识点）批注修订审阅比较与合并脚注/尾注题注组织结构图重点修订、脚注/尾注、题注难点修订、题注重点与难点不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。多个审阅人可以在文档中加入自己的批注，最后由文档的定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见后对公文进行修改并定稿。Word的文字批注可以采用醒目的批注框（称为“气球”），它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。1、批注插入文字批注：打开待审阅的文档，选中需要批注的文字（插入批注后，这部分文字将用括号“[]”括起来），或将光标放在

2、待插入批注的位置（插入批注后，该位置显示“I”）点击“插入→批注”命令，显示一个批注框，审阅文档用户可以向其中输入批注了。当某条批注输入完成以后，鼠标点击文档的任意位置，批注框的指示线变为虚线，边框也会变为细红色实线。重复上述步骤，可以将自己的全部批注插入文档，最后按常规方法保存文档即可。查看与编辑文字批注：当用户在文档中插入批注以后，Word的“审阅”工具栏即会自动打开。也可以右击工具栏的任意位置，选中“审阅”命令即可将工具栏打开，可以使用其中的按钮对批注进行操作。点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选中“批注”命令就能够看到文档中的所有批注。

3、查看某位用户的批注（或修订）：打开“显示→审阅者”菜单命令，选中需要查看的审阅者姓名，则文档只显示该用户插入文档的批注。若文档有多位参与审阅的用户插入了批注，查看时只要将“I”形光标放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和时间。修改批注：点击批注框，即可修改批注框中的内容。在公文定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。删除批注：若某处的批注不再需要，可右击批注框，选择“删除批注”命令即可将其从文档中删除。1、批注与通常使用的修改方法不同，文档定稿人不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而提高公文的审阅效率。插入修订：打开待审

4、阅的文档，将光标放在需要插入修订的位置，打开“审阅”工具栏，点击“修订”按钮：在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标移到新的修订位置，再次输入第二条修订。全部修订输入完毕以后，点击“修订”按钮退出修订状态，按常规方法保存文档即可。修订后的文字显示为带有下划线的红色字体。注意：当点击“修订”按钮以后，用户不仅可以向文档插入内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内，未来的定稿用户可以做出接受或拒绝删除的选择。2、修订编辑修订：编辑修订就是在文档定稿时接受或拒绝修订。修订有插入和删除两种情况，用户也可以选择两种不同的

5、编辑修订方式。插入修订：对于插入文档内容的修订，定稿用户只须右击文档中的修订文字，根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令。删除修订：对于删除文档内容的修订，定稿用户只要右击“删除框”，根据需要选择“接受删除”或“拒绝删除”命令。2、修订重要文档往往有很多人参与审阅，定稿者需要逐一查看所有批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。Word提供了查看审阅过程的两种方法，以方便查看文档中的批注和修订。审阅窗格查看：利用文档窗口下面的一个水平窗格——“审阅窗格”，可以查看主文档的修订和批注，页眉和页脚的修订以及文本框修订等内容。点击“审阅”工具栏中的

6、“显示”按钮，选择“审阅窗格”命令，显示“审阅窗格”。其中灰色长条中的文字标明了文档部位（主文档、页眉和页脚、文本框等），灰色长条下面的区域则会显示批注或修订的内容（插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期）。右击“审阅窗格”中的内容，则可以打开快捷菜单执行接受删除、拒绝删除等操作。提示：使用“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”按钮，可以快速查看页面中的批注或修订。3、审阅过程页面视图查看：文档定稿除了需要查看不同审阅者的批注或修订以外，有时还需要了解不同审阅阶段的进展。使用“审阅”工具栏中的“显示以审阅”列表，选择其

7、中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况：3、审阅过程显示标记的最终状态：打开“显示以审阅”列表选择“显示标记的最终状态”选项，则文档中未删除的批注全部显示，插入修订用带下划线的红色字体显示，已经删除的修订文字则被去掉，显示文档审阅后的情况；最终状态：选择列表中的“最终状态”选项，则文档中的批注被全部删除，插入的修订文字全部生效（像其他内容那样采用正常字体显示），删除的修订文字则被全部去掉。显示文档定稿时的效果；显示标记的原始状态：：选择“显示标记的原始状态”选项，曾经插入的批注会全部显示出来（包括已经删除的批注），插入的修订文字则被全部去掉，已经

8、删除的内容用红色划线文字显示。显示文档审阅的总体情况；原始状态：选择“原始状态”选项，此时文档中的批注和修订全部隐藏。显示文档的初稿。为