基层秘书队伍建设和管理亟待加强

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1、基层秘书队伍建设和管理亟待加强　　　　　－－关于乡镇基层秘书队伍建设的调查与思考乡镇党政办公室和县直部门单位办公室秘书队伍的工作水平、工作质量和工作效率的高低，直接影响和制约着办公室工作职能的有效发挥，直接影响和制约着乡镇党委政府和县直部门单位的工作效能和水平。为全面了解基层秘书队伍现状，推动办公室工作深入发展，最近，我们采取问卷调查、集体座谈和个别访谈等方式对16个乡镇、县经开区和9个县直机关单位办公室的151名秘书从业人员进行了一次调研。　　一、概况及现状　　1，年龄结构情况。被调查的151名秘书中乡镇122人、县经开区和县直机关单位29人，其中男性77人，

2、占51％；女性74人，占49％。20—30岁的共66人，占43％，其中25岁以下的2人，占1．3％，县经开区和县直机关单位25岁以下的没有；31—40岁的共64人，占42％；41岁以上的22人，占15％；其中41岁以上人数比例超过20％的乡镇有6个，超过40％的县直机关单位有3个。从调查的情况来看，秘书队伍年龄正逐步趋向老化。　　2，知识结构情况。被调查的秘书人员中，高中学历共14人，占9％，全部在乡镇工作；中专学历24人，占16％；大专学历85人，占56％；本科学历28人，占19％；其中第一学历是大专或本科的占24％，其他大部分是通过自学考试或函授等途径获得大

3、专或本科学历的。在秘书人员所学专业中，无一人为秘书专业，与秘书专业相近的中文专业也只有18人，占12％，其余所学专业五花八门，与秘书工作相去甚远，基本上是所学非用、所用非学。　　３，享受待遇情况。被调查的秘书人员待遇普遍偏低。调查数字显示，乡镇秘书反映各项待遇较好的占1％，认为一般的占40％，认为差的占59％。在政治待遇上，151人中共有11名办公室主任为副科级干部(其副科级待遇均非办公室主任岗位上解决)，占被调查人数的7％，其中乡镇办公室主任有8名为副科级干部(均原为副科级干部，调整担任办公室主任)。有些从事秘书工作近lO年的同志，现仍是一般干部。他们认为，辛

4、辛苦苦许多年，政治待遇不沾边，有秘书自嘲“光荣的岗位，最苦的差事”。在经济待遇上，乡镇党政办公室工作日中午和晚上、节假日值班期间，部分单位适当考虑了值班补助，最多的90元／人·月，最少的20元／人·月，4个乡镇党政办公室工作人员没有值班补助；县直机关单位办公室加班有适当补助，乡镇党政办公室加班没有任何补助。在办公经费方面，38％的乡镇党政办公室工作经费不能及时保障，平时开支需干部先拿工资垫付，待后报销。　　4，履行职责情况。据调查了解，当前基层办公室尤其是乡镇党政办公室普遍存在工作移位现象，办公室秘书要承担日常值班、材料撰写、信息采编、机关卫生、后勤接待服务工作

5、；有的要负责来信来访、机要档案、文件印发、各类统计填报工作；有的要联村办点，参与一些大大小小的中心工作；有的还身兼数职，负责人大、政协、组织人事、宣传统战等具体工作。导致秘书人员在其位不在其职，在其职不在其位，许多时候把主要精力花在非本职工作上。乡镇秘书普遍反映，从早到晚，加班加点，熬更守夜，节假日还要值班，工作繁杂琐碎，头绪多、任务重、难度大。调查数字显示，乡镇秘书平均每天工作量在8小时以内的占15％；9—12小时的占75％，13—16小时的占10％。每天超负荷运转使许多乡镇秘书处于一种疲于应付的境地，成了勤杂员、电话员，甚至是“救火队员”，真正从事领导参谋助

6、手的秘书不多。特别是在调查研究上十分欠缺，为上级与同级党委政府决策提供有价值的材料少，办公室的参谋助手和综合协调职能没有得到有效发挥。　　二、问题及原因　　1，青黄不接，人才不继。在国家取消大中专毕业生分配后，乡镇和县直部门单位进入渠道主要是少数复退军人安置，很少有新生力量充实到基层行政单位和事业单位工作，从而导致秘书队伍后继乏人。长此以往，秘书队伍将会出现严重的青黄不接和断档现象。同时，秘书人才十分难得，特别是政治素质好、业务能力强、知识功底厚的优秀文字秘书人员非常难求。文字秘书是办公室工作中非常重要而又十分辛苦的岗位，培养一名合格的文字秘书需要2—3年时间，

7、一般人望而生畏不愿从事文字工作，当一些优秀的文字秘书被提拔或调动后，新的人员一时难以补充到位，文字秘书就出现空缺，造成办公室调查研究、信息采编、材料综合等工作被动。　　2，素质不高，能力不强。调查显示，乡镇办公室的业务骨干在秘书岗位上工作5年以上的占9％，2—5年的占38％，2年以下的占53％。近年来，市、县业务培训十分有限，且受训面小，其中部分受训秘书已调离了秘书岗位。从调查情况来看，基层秘书队伍尤其是业务骨干经受了几乎是脱胎换骨式的更新交替，部分在秘书岗位上工作时间不长、业务不熟悉，没有接受过系统的秘书理论教育，其知识结构和能力水与工作不相适应，尤其是开展调

8、查研究、文字综合的能力不