文员日常工作处理

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1、文職人員培訓--日常工作處理2011-06-14目的﹕通過學習﹑探討﹑分析文職人員日常工作的案例﹐從中吸取好的工作方法﹑技巧﹐避免在往后的工作中出現類似的錯誤﹐從而提高工作效率。步聚﹕1﹑了解案例(弄明白內容)2﹑探討案例(發表自己對個案的判別意見)3﹑分析案例(錯與對之處)4﹑總結案例(學習好的經驗﹐避免再次錯誤)************************************文員須具備的能力1﹑聽知能力2﹑記憶能力3﹑文字表達能力4﹑理解判斷能力5﹑組織協調能力6﹑使用辦公設備能力7﹑交際能力日常工作文职人员有哪些工作﹖上傳下達溝通協調信件傳遞接聽電話文件處理

2、數據統計為什么要做這么多事﹖﹖文職類別人事文員文控文員行政文員傳遞﹑統計文員等等….生產文員每天檢查工場及公共區域之5S情況﹐會議室/更衣室/廁所/燈制/排氣扇之開﹑關情況﹐鞋套擺放情況。做一般性的會議記錄及撰寫一般性公文(如申請﹑通知﹑備忘等)。文具﹑各種空白報表﹑工傷藥品﹑清潔用品﹑工鞋﹑環保紙等之預算﹑簽領﹑登記﹑發放及保管工作。協助跟進客人參觀時的接待工作﹐帶領客人/供應商到本部。負責部門行政制度﹑一般性公文之分類﹑歸檔﹑出檔﹑存檔等工作。負責對使用中之報表進行統計﹑領簽﹑發放。行政文員工作職責﹕7.負責領取員工及職員工衣﹐并進行登記及派發。8.填寫單據(電腦

3、部維修單﹑裝修維修單﹑雜支憑單﹑差旅費報銷單﹑出車紙﹑空白報表申請表﹑物料申領表﹑文具預算表等)。9.跟進第8項單據進度和處理力所能及之事﹐定期向上司匯報進展動態。10.鎖匙及辦公設備的點檢﹑發放﹑登記﹑管理。11.對新入職員工進行內部制度講解﹐熟悉工場環境。12.處理上司臨時交代之任務。行政文員工作職責﹕案例分析﹕維修響鈴上司交待A區的響鈴壞了﹐需出單維修﹐文員把A區寫成了B區﹐維修人員確認時﹐文員不耐煩地說﹕單上寫的很清楚﹐按單辦事。結果把B區好鈴拆了﹐A區壞鈴仍保留。行政文員的錯誤行為﹕1.工作不認真﹑不仔細。2.責任心不強。3.遇到問題不作實地了解就妄下結論。如果

4、你是那位文員﹐該如何處理?1.不清楚上司指令時﹐可要求重復一遍2.出現問題時及時反饋予上司﹐尋求解決方法3.實事求是﹐發現錯誤時應及時更正*管理格言﹕實地了解﹐精算﹑決斷案例分析﹕電話接待開會前上司交待﹕這個會議很重要﹐所有電話不可駁接進會議室﹐但在開會過程中﹐突然接到一位客戶的電話﹐要求上司接聽﹐客戶表示是非常重要而且緊急的事件﹐如果你是那位接聽電話的文員﹐你該如何妥當處理這件事?參考方法1.評估現場環境-與何人開會﹑時限2.衡量事態輕重急緩程度-內容3.詢問資深同事-借鑒他人意見4.靈活應變﹑妥善處理小提問﹕電話在響几聲時為最佳接聽時間﹖接聽后的第一反應﹖案例分析﹕某

5、天﹐文員接到一個推銷商了解公司情況的電話﹐那個文員將公司的情況告訴了推銷商﹐從此每隔兩三天﹐經理就會接到此推銷商的電話騷擾﹐甚至要求到公司進行推銷。A﹑自作主張將你所知道的情況全部告訴對方。B﹑將項目負責人姓名﹑電話告訴對方﹐或將電話轉給項目負責人。D﹑將對方凶一頓﹐并把電話挂掉。C﹑私自與對方約定洽談時間。E﹑先問清對方是否與部門相關人員事先有約﹐然后征求相關人員的意見是否將電話轉駁進去﹐如果不愿意接聽﹐可婉轉地回絕對方。處理方式﹕總結﹕在公司內部﹕文員是部門的形象窗口﹔在公司對外﹕則代表著整個公司形象。故﹕文秘人員的言行舉止都不容忽視。某天﹐小王接到保安的電話通知﹐門

6、崗有2位供應商需到部門找主管洽談業務﹐要求小王到門崗帶人到部門。小王聽后便對保安說﹕“我忙得很﹐他們之前也來過了﹐讓他們自己進來吧。不良現象﹕1﹑帶外來人員走到一半路程后折返取物(不可取巧)。2﹑讓外來人員自行在廠區內閑游。不良影響﹕1﹑影響公司形象。2﹑給有目的的外來人員有機可乘(盜取公司商業機密)。解決方法﹕1﹑接到通知后把外來人員帶到部門接待室﹐然后通知相關人員。2﹑如果當時正在處理急事﹐可轉告同事幫忙。帶人解決方法﹕如果自己有授權領鎖匙的情況下﹐自已領鎖匙開門關燈,如果自已沒授權領鎖匙﹐可尋找一下有授權人仕是否在宿舍﹐如在宿舍﹐可找她領鎖匙開門關燈。如果自己沒有授

7、權領鎖匙的情況下﹐應上報保安當值人員﹐要求其協助領鎖匙開門關燈或特殊處理先簽領鎖匙后再補回相關文件(事先必須上報部門負責人)。關燈某天晚上22﹕30在宿舍走廊上發現部門樓梯間的燈沒關﹐如何處理﹖錯誤想法﹕1﹑事不關已﹐有責任跟進處理嗎﹖2﹑視而不見﹐多一事不如少一事。3﹑如果處理不當﹐我會受罰嗎﹖跟進及處理有關人事方面的資料(加班紙﹑請假單﹑自離單﹑出差紙﹑簽卡紙﹑員工犯錯通知書﹑更改班次等)。填寫離職員工之計糧資料﹐及帶領離職人員辦理離廠手續。負責跟進員工外租申請﹑入住宿舍申請﹑調床位申請等。帶領應聘人員及新入職員工到部門﹐