用友软件固定资产系统初始化的步骤与注意事项

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1、固定资产核算和管理系统与其他系统一样，初始化都是一个重要的功能，它既将通用系统专用化，也是日后正常应用的基础。　　初始化主要是录入初始卡片　　在正式启用固定资产系统进行核算前，必须将企业现有固定资产的卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性。这是一项十分重要而又艰巨的任务。说它重要是因为如果不将现有卡片全部录入系统，软件将无法正确计提折旧和提供完整的统汁资料。说它艰巨则因为：　　第一，一般企业的固定资产数量繁多，录入工作量很大;第二，原始卡片的资料往往不完整，例如，手工会计条件下一般按类折旧，没有单独记录每件资产的累计折

2、旧，录入之前必须逐一确定每件资产的已提折旧额。　　在录入初始卡片的过程中应该注意：　　(1)与计提折旧有关的项目录入后，不少软件系统会自动按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，会计人员可据此检查是否有录入错误。　　(2)原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。　　(3)已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。　　(4)在输入过程中操作员可以对错误卡片进行必要的修改，这种修改是无痕迹修改，即修改

3、前的内容在任何查看状态都将不能看到。　　最后必须强调，录入初始卡片是系统初始化的一项内容，系统一旦正式启用，该项功能将被屏蔽，不能再用。　　初始化主要包括以下几个方面。　　一、建立账套　　固定资产数据以账套为单位进行管理，所以初始化的第一步是建立账套，并设置账套参数。账套参数主要包括启用月份、折旧规则、编码方案、财务接口以及其他一些约定或规则。其中，折旧规则用于确定折旧汇总分配周期、是否月初折旧等;编码方案包括确定资产、部门等代码的设置规则，例如，确定资产类别使用国家规定的4级6位编码，即2—1—1—2分类编码;财务接口

4、用于确定与总账的对账科目、折旧科目等等。当然，这些参数在建账完成后一般是不能修改的，所以必须经过周密考虑之后正确确定。　　二、初始设置　　固定资产系统的初始设置主要包括资产类别、使用或保管部门、资产使用状况、资产增减方式等等，其中还涉及许多代码信息，必须一一定义并输入完整的数据资料。　　1.资产类别设置　　为了准确核算和统计固定资产，必须对固定资产进行科学分类。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法，并将设置内容输入系统。资产类别设置可能包括许多内容，例如，包括类别编码、名称、使用年限、净残值率、

5、计量单位、计提属性、折旧方法、卡片样式等等。资产类别编码必须唯一，同一上级的类别名称也不能相同，而且类别编码、名称、计提属性、卡片样式不能为空。　　2.部门设置　　固定资产的使用、保管和维护都必须确定到具体部门，部门设置即将所有可能涉及的部门预先输入系统，以便引用。部门档案一般包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。必须按照建账时定义的部门编码规则给部门编码，许多系统都采用分级编码，编码不能省略而且必须唯一，部门名称也必须录入。部门属性可包括电话、地址、备注、负责人等辅　　助信息。　　3.折旧科目设置　　资产计提折旧

6、后必须把折旧归人成本或费用，所以在初始化时必须设定折旧科目，以便每月计提折旧之后系统能按此科目自动编制转账凭证。在实际工作中有些企业是按部门归集折旧费用的，即一个部门内的资产的折旧费用将归集到一个固定的科目，这时可以指定部门与折旧科目的对应关系。例如，管理部门的设备如果指定折旧科目为“管理费用——折旧费”，则每月计提折旧时作如下分录：　　借：管理费用——折旧费　　贷：累计折旧　　同样，如果生产部门的设备折旧科目指定为“制造费用——折旧费”，则每月计提折旧时作如下分录：　　借：制造费用——折旧费　　贷：累计折旧　　当然，也

7、有些企业是按资产类别分摊计提折旧费用的，甚至完全没有规律，即同一个部门、同一类资产的折旧费用可能分摊到不同的科目，这时就必须逐一指定资产的折旧科目。　　4.固定资产增减方式的设置　　固定资产增加和减少都有若干种不同的情况，设置增减方式正是为了区分资产增加的来源和减少的原因，用以确定资产计价和处理的原则，并可分别对增减进行汇总管理。企业资产增加的方式主要有直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租人等等;　　减少的方式主要有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。　　5.固定资产使用善状况设置　

8、　固定资产使用状况与资产核算和管理密切相关，不仅影响到正确计算和计提折旧，而且企业也需要按固定资产的使用情况进行统计，以了解和提高资产的利用效率。资产的使用状况主要有：在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、来使用等。　　6.固定资产折旧方法的设置　　设置固定资产折旧方法是系统自动计算折旧的基础。如前所述，