电子邮件传送管理办法

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1、1.目的：为规范集团公司的电子邮件文件的输入、传送、存档的管理，特制订电子邮件传送管理办法。2.范围：适用集团公司及所属分公司3.职责：3.1集团办公室负有对电子邮件管理进行指导、监督的职责3.2公司所属人员均应遵守本规定。4.方法和过程控制4.1特殊文件处理下列文件暂时不能采用电子邮件传送，或不能以电脑文件存档，请你在处理文件时仍以有纸文件进行：4.1.1与金融机构往来的凭证、帐单等。4.1.2报市政府等主管单位的申请材料、报告等。4.1.3建筑图、装修图及其它图案设计稿等。4.1.4财务管理、审计工作需要的原始单据、凭证。4.1.5公司对外签订的各种合同、协议等。4

2、.1.6股东大会文件、董事会文件、公司公告、报刊有关公司的报道等，以及各部门认为有必要保存原件的文件，在釆用电子邮件传送后，可以用有纸文件形式存档。4.1.7为树立公司形象，部分告示和宣传资料，在使用电子邮件传送和存档的同时，可以有纸文件在公司公告牌张贴。4.1.8各部门高度机密的文件，请在个人信箱保密的前提下，以电子邮件传送,存档可以采用纸文件形式；部分绝密文件可以采用纸文件传送和存档。4.2电子邮件文件输入4.2.1文字篇幅超过一百字的文件，请你使用MicrosoftWordForWindows进行输入，并将Wok!文件作为电子邮件的附件；文字篇幅少于一百字的文件，

3、可以直接作为电子邮件正文输入。4.2.2作为需要进行传送的Word文件，请你在输入时采用如下的文件格式:页面设置A4210X297毫米；正文字体宋体小四号；文章标题宋体小三号粗体;段落标题宋体小四号粗体;显示比例100%；正文行距20磅;釆用“页面”视图隐藏非打印字符隐藏表格虚框4.3传送电子邮件时请注意4.3.1请不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。4.3.2发送的上报或下发的电子邮件请参照4.5电子邮件系统流程图进行。4.3.3.1如果需耍发送邮件到其它部门，请先征求本部门经理同意，并请使用部门经理或部门个人的邮箱发送。4.3.4为了使发送的邮件内容一目了然，

4、请在发送电子邮件时使用明确的标题。4.3.5对于请示、报告、申请、文件讨论稿等征求意见性质的邮件，请收件人及时答复对方；对于传阅邮件，不需要以答复的形式表示“已阅”；因此，请邮件的发送者在邮件中注明性质。4.4电子邮件存档4.4.1请你对电子邮件进行档案管理，作为部门用户，请设立部门文件管理员负责。4.4.2为了节省邮件在电脑中的占用空间，请你最好只保留最近一周的邮件，其他邮件请在存档后删除。4.4.3请在邮箱内建立文件夹，对一周的邮件进行分类管理，以方便你的查阅工作。4.4.4如果你上报的电子邮件获得通过，请将正文及批示、答复的内容寄给集团办公室来存入文档管理系统或本

5、部门的文件管理员。4.5电子邮件传送流程4.5.1报批请示、批阅类文件（总部职能部门）4.5.1.1发文部门发送的邮件前请由经部门负责人审核批准后，以部门文件管理员或经办人木人的邮箱发送。如果木部门中分有小部门，需发送邮件时,请先发送给所属部门第一负责人，经批准后再以分部门用户邮箱或部门文件管理员邮箱发送。4.5.1.2如果发文部门有分管副总，请直接发送上报，分管副总批示意见后请答复发文部门；如果未设分管副总，发文部门请发送给集团办公室及相关部门征求意见。4.5.1.3集团办公室及相关部门附加意见后将答复反馈给发文部门。4.5.1.4发文部门收到分管副总、集团办公室及相

6、关部门的答复意见后，汇总整理后报总经理审批。4.5.1.5发文部门收到总经理批复后，可视情况，将有关意见转寄给分管副总、集团办公室及相关部门，并抄报董事长。4.5.1.6报批过程中的回复，在文件获正式批准后，由发文部门存档，文件由发文部门或集团办公室根据情况予以下发。1.5.1新项目开发、项目改造、合资合作等地产投资4.5.2.1详见VKQH05-02《万科企业股份有限公司新项目发展管理制度》等其他相关规定。4.522由企划部负责对公司地产项目开发进行指导和对口管理。企划部根据一线公司所报资料对项目进行初步评估，如认为所报项目资料不全，则请一线公司继续补充和完善相关的资

7、料。4.523企划部根据一线公司通报的新项目概况和进展程度，汇总整理后报集团领导并抄送总办。4.5.2.4如项目所在地为新开发的城市，则在完成实地考察和调研工作后，编写《城市发展和住宅市场调研报告》。4.5.2.5所投资金额超过公司总资产的10%报董事会，超过公司总资产的50%报股东会。项冃发展信息流程描述：一线公司：n：企划部4.5.4固定资产购置4.5.4.1一线公司在购置固定资产时，应具专项报告，经报本公司第一负责人签字审批后，报集团总部。4.5.4.2总部职能部门是指人力资源部、财务管理部、物业管理部；根据所报内容，固定资产一般性