备忘录编写规范

《备忘录编写规范》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、如何写备忘录——2021/7/231一、什么是备忘录二、为什么要推行备忘录三、如何正确书写备忘录四、案例分析讲义大纲2021/7/232序:我们所有的高级管理人员都从内部提拔，但如果你想要升迁，最好先学会写备忘录。---宝洁CEO雷富礼2021/7/233一、什么是备忘录通常是指：在公司以文字形式出现的文件、报告宝洁备忘录：从意见中择出事实的一页报告；是信息交换及决策的媒介，是一种逻辑和顺序思维的再现；已从一种管理工具演变为宝洁的文化（XXX部门）备忘录致：抄送：发件人：日期：题目开篇段落(概要)背景资料(背景)主体细节/讨论计划行动(关键步骤)审批“宝洁备忘录”结构

2、2021/7/234二、为什么要推行备忘录将复杂事情简单化实行高效能管理，最终提高工作效率作为一种训练工具，鼓励员工学会认真细致的分析方法、提升管理者的逻辑及系统思维能力2021/7/235公文现状结果报告冗长、分散风格不一缺乏清晰的结构和鲜明的观点废话过多、缺少支持性论点及数据化分析同一内容，不同读者有不同理解沟通障碍不便阅读和理解耽误领导审批时间降低工作效率追求的目标一张纸（一目了然、简练清楚）统一模板、统一格式合乎逻辑、观点明确、切中要害侧重于支持性数据及事实依据的分析不同的人都能获得相同信息有效沟通报告含金量高、说服性强节省阅读者时间、加快审批速度提高工作效率

3、→发展自己和组织，提升公司效率2021/7/236三、如何正确书写备忘录重点内容不突出容易走极端（表述太过简单或太过复杂）逻辑条理不清楚、张冠李戴短斤少两，遗漏要点缺少数据及理性分析，说服力不够强1、写备忘录最容易犯的错误-------只顾自己感受，没有从读者角度来考虑2021/7/237判断信息类型（是建议型，还是分析型）明确目标读者和写作主题确定要点顺序2、书写要领A、做好计划2021/7/238Ｂ、信息组织的6步曲建议型分析型致：抄送：发件人：部门：日期：致：抄送：发件人：部门：日期：概要----让读者做什么概要----让读者知道什么背景----为建议段落作铺垫

4、背景---描述收集数据资料的方法第2步：概要（简洁语句概括该备忘录的主要内容）第1步：题目及相关信息（发自谁、发给谁、抄送谁、日期）第3步：背景（提事实，用图表数据更能直观了解。通常采用过去时）题目题目2021/7/239Ｂ、信息组织的6步曲建议型分析型建议----强调需审批的事件----若建议在概要中已有完整陈述，此段可省略结论----表明自己的意见、判断或对事物的看法建议依据----通常使用不多于三个理由来支持建议，按重要程度由大到小排列结论依据-----按重要性由大到小列出结论所依据的事实第4步：主体（列出主要论据、突出关键论点和做法）2021/7/2310Ｂ、

5、信息组织的6步曲建议型分析型细节/讨论------可用可不用细节/讨论-----可用可不用关键步骤---描述若建议得到同意后，将采取什么行动及时间安排关键步骤---描述作为所得出的结论，计划采取什么行动审批第6步：关键步骤（下一步行动计划）第5步：细节/讨论（用于讨论尚未涉及的问题，如限制因素、风险等，并加入其他部门意见）审批2021/7/2311略读---题目是什么，思考读者感不感兴趣浏览---了解文章所有的重要紧急和关联信息阅读---逻辑表达是否简洁、连贯、完整使用简明易懂的语句。Ｃ、 运用“略读---浏览---阅读”来检查和修正文稿2021/7/2312四、案例

6、分析例如：义乌设立窗口备忘录（旧）义乌设立窗口备忘录（新）2021/7/2313结束语：上级下级讲一遍听一遍教一遍学一遍做一遍看一遍再教一遍再做一遍备忘录看似简单，但作为沟通工具，实则对大家都是一个严酷的挑战。写好备忘录没有任何捷径可走，需要不断地演练和修正：2021/7/2314谢谢大家！2021/7/2315