青年创新创效项目登记表

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1、中远集团青年创新创效活动论坛学术论文登记表单位：全球单证中心使费审核部2005年12月1日论文名称管理创新-----单证中心使费审核部在实际工作中引入质量管理体系的理念论文作者情况姓名梅波年龄34政治面貌党员学历大学本科职称中级经济师职务经理姓名李颖年龄26政治面貌团员学历大学本科职称职务业务员论文简述通过对质量管理体系理念的引入，并结合本部门的实际工作情况，总结经验和存在问题，对部门的工作提出了新的要求(在日常管理上)。通过制定，实施和后续的评估反馈工作，使部门的工作从一开始的摸索阶段上升到每一项步骤都有据可寻，从简单的操作逐步上升到参与管理

2、。并在实践中取得了一系列的成绩。本单位主管部门意见签字（盖章）年月日所属团组织复核意见签字（盖章）年月日上级主管部门意见签字（盖章）年月日管理创新---------单证中心使费审核部在实际工作中引入质量管理体系的理念一．质量管理体系的简介21世纪企业运作所面临的挑战无处不在，包括：·收益性·适应性·竞争性·企业发展·全球化·技术·改变的速度以上所有的都是非常有意义的挑战。好的企业将会有相应的处理方法、应对程序和标准来接受这此挑战。上规模的企业则会选择申请管理体系的认证。实施和申请管理体系的认证可帮助企业达到持续改善的目的。运用一个已被认可的管理

3、体系并结合现有的外部验证，使企业能够持续的更新其自身的任务、战略、运作和服务的等级。建立、实施质量管理体系的益处包括：·客户将会看到您更有效和更好的企业从而增强市场竞争的机会·降低成本·改善员工的职责、义务和工作的动机·加强利益相关方心目中的名誉,通过承诺来完成正确的事情作为单证中心的一个部门，我们借鉴质量管理体系的先进成果结合自身的业务特点，始终贯彻适合的就是最好的这一原则，总结了过去工作中的经验和存在的问题，制定并逐步实施了一套适合自身的管理工作流程。下面我将对本部门的这一套管理工作流程做一个简单的介绍，当然,这与大企业的质量管理体系是有区

4、别的，我们引入了这一理念，建立适合自身工作的工作流程与方法，也可以说是形成一种部门文化。二．质量管理体系理念的引入与工作中的实施情况1.使费审核部工作情况简介工作目标:保证北美地区使费成本在付款前得到有效控制；并有效的控制成本。同时，对中远集运信息系统IRIS2及SAP中相关业务和财务信息的真实、正确、及时、完整性负责。工作任务:JOBORDER的作业类型审核,JOBORDER的作业类型是否与实际相符，是否引用正确的VendorTariffItem；JOBORDER中费率与实际发生费率是否一致，如不一致，是否具有备注；是否得到授权或审批；审核北

5、美创建的JOBORDER中货物费必要的SVVD、箱管费用必要的PORT等必输字段是否已经具备并正确；审核供应商提供的发票内容（金额、作业内容、供应商名称等）是否与JOBORDER一致、并真实有效；对审核中发现的问题(INVOICE与JOBORDER不一致)，通过E-mail与北美现场相关业务人员联系、解决；对审核无误的供应商发票录入IRIS2系统，并按照录入要求创建JOBORDERINVOICE，提请财务付款；将已提请付款的供应商发票按照VoucherNumber次序排列，整理装盒存档；配合中集财务部，对SAP生成财务数据中存在的问题进行调查并

6、修改。2.质量管理体系理念的引入作为使费用审核部门，我们有明确的工作职责。但是，如何在确定的看似简单，重复的工作中有所突破，把工作做的更加完善---由操作逐渐深入管理，一直是我们使费审核部全体工作人员所不断努力的方向。由此，我们引入了质量管理体系的理念，借鉴了其他的设计实施过程，总结了过去的经验和存在问题，逐步改进和完善本部门的各项工作，设计实施了新的工作流程。这一流程的实施对我们现有工作的顺利开展起到了决定性的作用，同时也为本部门在业务上的创新和突破打下了坚实基础。由经理制定出新的工作流程，不单单是强调工作态度的问题，更是在制度上保证工作的顺

7、利开展。(1)提升工作目标：对过去的工作进行总结，肯定操作流程中的优势地方，同时对存在的问题（减低我们的工作质量、工作效率的地方）进行了分析，找出原因，提出更合理的解决办法，建立新的流程，提高工作质量(统一认识为这一管理体系的制定开展打好基础)。(2)建立衡量工作质量的新标准：更加强调了工作细致认真的重要性，确保每一票帐单付款以及相对应的ITEM和财务入账准确.(3)调整原有的岗位结构：合理分配工作任务、岗位细分，将原来的大部门分成工作小组（NT小组&TR小组），各自由组长带领展开工作。将原来的工作更加细分，使每项工作更加专业化。(4)突破原有

8、的工作职责：工作重心不仅仅局限于简单重复的操作，更多的参与管理---成本的制。(5)建立反馈意见：不定期召开部门探讨会，使不断改进和完善本部门工作，自