“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”接待方案

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1、“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”接待方案节点一接机方案（负责人：XXX）接机行程安排一．接待前工作1.自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数2.熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料3.查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况4.预算飞机降落时间，和自己到达机场时间5.到香格里拉酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位，确认嘉宾房间号码等信息6.提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间（不堵车情况至少预留80分钟）。7.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息：飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话；告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色与嘉宾进行电话确认的标准用语：X

2、XX先生/女士您好,我是成都金融街论坛会议的接待员XXX.能够邀请您来参加首届成都金融街论坛我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从XX飞往XX的XXXXXXX航班么？起飞时间是否是XXXX？您的随行人员是XX么?好的，我们会有接待人员手持X色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。二．接待当天1.向司机确认车况（卫生条件，内外是否整洁）2.向酒店确认房间号码，楼层等入住信息3.上车前检查接机标牌，饮料（两种），CD，鲜花是否带好注意个人卫生问题4.将CD放入播放器，饮料放置在副驾驶位置5.到达机场记住停车位置6.接机时注意礼节，对其称呼

3、和握手等细节需要特别准备主动拿过行李，带领乘车前往酒店（注意：乘车时接待人员应坐在副驾驶位置，为嘉宾打开右后方车门，并安顿嘉宾坐到车内右后座，下车后先为嘉宾打开车门，然后帮嘉宾提行李）XXX先生/女士您好！我是成都金融街论坛会议的公关助理XXX.今天由我负责您的接待工作。请问您接下来是否有特殊安排？（如果没有）请这边走，我们将乘车前往香格里拉酒店。7.上车向嘉宾提供饮料，播放音乐8.路程中，视嘉宾情况待其休息或适当交流。行车时间将在30-40分钟左右，可以简略介绍其发言主题和所在板块等会务内容，也可根据之前查询的嘉宾相关资料聊其感兴趣的话题，营造轻松气氛。9.进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待

4、休息，协助嘉宾办理好门卡等手续。10.非常礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。11.带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。12.向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。13.告诉嘉宾晚宴时间。并告诉他自己会电话提醒，会在酒店什么位置等他，带领他用晚餐。接待期间若出现事故立即联系XXX，电话XXX，确保全程安全无误。自行确认向嘉宾确认备注嘉宾姓名联系电话证件号来自飞机航班号仓位起飞时间预计降落时间到达机场时间出发时间随从人数发言题目发言所在版块发言时间酒店房间号

5、房间楼层节点二小型晚宴流程（负责人：XXX）小型欢迎晚宴流程时间：2009-7-22PM:19：00------20：30地点：香格里拉酒店嘉宾：XXX、XXX注：在20：30以后来的嘉宾，陪同人员最好在嘉宾的房间内放置点心，蛋糕之类的食品，或者提前和酒店联系好，如果嘉宾要吃晚饭的话有三种选择：1、用事先摆好的蛋糕充当晚餐：（事先征求嘉宾的意见）2、与酒店事先联系好，预定晚餐。（如果嘉宾要吃晚饭）3、带客人到酒店附近的餐厅就餐。（最好吃与嘉宾的口味或者地方菜相近，事先想办法知道嘉宾的口味，和不喜欢吃的菜品，预防口味不对，使得嘉宾明天的会议不能参加）一、陪同人员事先要了解酒店晚宴具体的地点。

6、二、陪同人员事先要了解晚宴的菜品，三、陪同人员要知道晚宴形式，是自助还是中餐。四、陪同人员要了解晚宴是否有酒，如果有酒的话，哪么就了解嘉宾喜欢喝什么酒。五、完成最佳效果：1、让客人感觉到舒心，愉悦。减除疲劳的效果（因为是刚下飞机，要让嘉宾有宾至如归的感觉）2、让到场的嘉宾互相认识，增进沟通。第二天会议不会感觉到陌生。3、陪同人员与嘉宾要友好的沟通，多点交流，促进后面工作的默契和协作精神。备注：玩的时间不能太久，因为23号上午9点会议就要开始。节点三22号晚的娱乐（负责人：XXX）嘉宾娱乐休闲旅游交通大全1.嘉宾到达酒店房间以后，工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出

7、让嘉宾自己休息。2.若嘉宾要出行游玩但是不需要工作人员陪同，请工作人员告知附近环境和景点等信息。3.若嘉宾需要工作人员陪同出行游玩，工作人员可以向财务部门预支费用以备不时之需。旅游资料请见附件一节点四早餐（负责人XXX）早餐安排日期时间地点安排目的22日晚离开酒店前香格里拉将23日行程交给嘉宾并告之嘉宾第二天会在7：45准时打电话提醒起床事先交待，避免第二天一早打电话太冒昧23日7：30准时到达香格里拉门口做好个人的准备