浅谈档案信息化与管理

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1、浅谈档案信息化与管理摘要:本文通过从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍四个方面阐述如何实现档案管理的信息化。关键词:档案管理;信息化Pickto:inthispaper,bystrengtheningtheconsciousnessofarchivesmanagementmodernization,acceleratetheconstructionofhardwarefacilities,createthestandardofmanagementmechanismandtheconstructionmanagementteamcompound

2、fouraspectselaboratedhowtorealizearchivesmanagementinformationization.Keywords:filemanagement;informatization中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及英他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐

3、，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现丿力史与未来有机链接的战略之举。档案信息化-般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。一、在档案信息化建设中存在的问题包插以下几个方面1、缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。具体表现

4、在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路,但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信

5、技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验來管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前來解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。还有些管理人员传统思想严垂，对档案信息化缺乏必要的认识，没冇把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件

6、应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外,也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，二、如何解决上述问题实现档案信息化管理1、更新观念，增强档案管理现代化意识档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档

7、案人员没冇现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施,不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的対档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。2、加快硬