电子档案在院校档案管理的运用

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1、电子档案在院校档案管理的运用高校建立电子档案，目的是让档案信息更方便、快捷地为高校招生、教学、科研、管理工作和广大师生员工服务,实现资源共享，也是适应当今信息时代高速发展的要求。提高工作效率。伴随着办公自动化系统的建设与应用,电子档案大量产生。依靠计算机强大的信息处理能力，可大大提高工作效率，使档案材料在收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分快捷、有序，既规范还不易疏漏出错。能使管理人员可以从繁杂琐碎、枯燥乏味的手工建档工作中解脱出来，把时间和精力放在档案编研和二次信息开发上，从而提高档案管

2、理工作的效率。提高档案利用率。高校档案管理工作的根本目的在于查阅和利用。电子档案管理改变了传统档案查阅和利用方式，利用者不再需要亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，只需提供所需材料的主题和范围，管理人员也不需要反复翻阅纸质目录进行人工检索，再一次次进库提取原件，而是利用计算机目录进行检索后，通过网络传递PDF等格式文件，即能在极短的时间内将文件送达到利用者手中，缩短了查询时间，提高了档案利用率。提高档案安全保密性。实行电子档案管理后，将过去整卷提供利用档案材料方式，改为提供单份电子文件利用，从

3、而保证了档案的保密性。确保有保存价值的电子文件真实、完整、有效，使电子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人员出入库次数的减少，也有利于库房温湿度控制和管理人员身体的健康，节约了能源，这与档案安全保护的目的也是非常吻合的。提高档案完整性和时效性。电子档案管理改变了传统的手工作业方式管理档案。所有新文件都可做到即有即入、及时快捷，改变了过去档案整理工作于第二年下半年进行手工编辑、分类、归档等方式。碰到文件收集不完整或漏交归档时，还可随时增缺补漏，只需调整一下电子目录，而无需拆卷重做。从而达到档案管

4、理工作完整、归档及时的目的，在提供利用服务上，能够发挥出更好的时效性，更有利于档案的开发与利用。降低管理成本并有效保护档案原件。电子档案侧重于数据库的管理，从而节省了人财物力的投入，它不像纸质档案需要将大量的人财物力投入到分类、排序、组卷、装订等工作上。电子档案管理工作使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，这不仅节约了打印、复印等费用，降低了档案管理成本，也减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件起到了最大限度的保护作用。另外，实行电子档案管理还能有效防止档案被篡改的行为。如何建立电子档案建

5、立高校电子档案的关键，就是建立档案目录数据库。档案目录数据库也是电子档案与纸质档案的交汇点。档案目录数据库中的每一份文件，都对应着该文件的电子文件链接地址和纸质文件的存放位置。只有釆用数据库形式的档案目录，才能使档案的查询和检索迅速而方便。对高校档案馆来说，电子档案的建立需要开发或购买专业软件，而对于中小型档案室则可以用目前最广泛使用的办公软件中的EXCEL或WPS表格在自己的电脑上建立起电子档案数据库。（1）指定一台专用计算机，在计算机C盘以外的分区作为电子档案分区如：选D盘分区或E盘分区等。

6、（2）在选定的分区上，根据需要建一个或几个档案目录数据库，相应地再建一个或几个子目录用来存放电子文件的文件夹。（3）随时把接收到的纸质文件或电子文件，通过扫描或数码照相等技术手段对原始档案信息进行数字化扫描和录入制做成电子档案，这个过程包括：档案全文扫描、图像图片处理、文件级目录著录及存储、档案分类等工作。（4）对纸质文件进行集中审核鉴定，以确保纸质文件与相应电子信息的一致性。将数据导入数据库，进行随机检索抽查，再一次复核并检验质量。（5）将所有数据进行实时备份、异机备份，并妥善保管。（6）档案

7、目录要设置打开权限密码，以防止外部人员更改或误操作破坏目录。（7）在学院局域网上，档案目录和相关文件夹设置成共享，并设置成不允许网络用户更改我的文件。这样本学院局域网上的所有计算机，都可以通过学院局域网访问电子档案系统。通过查询档案目录，找到所需档案文件，打开文件链接就可以进行浏览。（8）将制做完成的电子档案设置成只读文件，放在相应的文件夹中。然后按要求在相应的档案目录上做登记和文档存放位置链接。这样一个电子档案就做好了。电子档案的利用电子档案利用可根据档案信息的利用需求、网络条件、服务对象和开

8、发范围，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，构建几个服务平台。一是利用学院局域网。面向学院师生员工和来馆利用档案人员的馆内电子档案利用服务平台，可以直接上网访问档案馆的共享文件夹，点开相应的档案目录，键入要查找的文件名或文号等等，可以键入全称精确查找，也可以键入部分名称模糊查找。找到后，直接点开链接地址，就可以打开所要查找的档案进行浏览，能随时查询和阅读最新的档案文件，并可同时提供给多个用户利用而互不影响。还可为广大师生提供多种形式网上查询服务，女口：在线提供英语等级查询、历届毕业生去