文书档案整顿方法

《文书档案整顿方法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。一、装订《文书档案整理规则》规定："归档文件应按件装订",装订中有三个问题需要明确。1•界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定："件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。在界定"件"的范围时应注意以下情况：(1)正本与定稿为一件；(2)正文与附件为一件；(3)原件与复制件为一件；(4)转发文与被转发文为一件；(5)来文与复文可为一件；(6)文件签批单与正文为一件；(7)汉文本与少数民族文本为一

2、件；(8)中文本与外文本为一件；(9)报表、名册、图册等一册(本)为一件。2.确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定,装订时应做到:(1)正本在前，定稿在后；(2)正文在前，附件在后；(3)原件在前,复制件在后；(4)转发文在前，被转发文在后；(5)复文在前，来文在后；(6)文件签批单在前，正文在后；(7)汉文本在前，少数民族文本在后;(8)中文本在前，外文本在后。2.装订方式和要求(1)去掉原文件金属物。永久、30年的档案装订前要求去掉金属物,10年的档案不做要求.(2)装

3、订位置要适宜。永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文，一般不再贴边，可在左上角装订,若左上角仍有图文，也可在其它方便位置装订。(3)对齐方式要恰当。与以前不同的是，为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧;左上角装订的文件应对齐左、上侧。(4)装订材料符合要求。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴(页数少的文件)。此外，装订要结实美观，无掉页和压字等现象,。二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：(1)

4、年度分类法；(2)机构(问题)分类法；(3)保管期限分类法。在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的，可将上述3种分类方法结合使用，实行三级或二级分类，即“复试分类法”我们推荐使用以下分类法:(1)三级分类法：即"年--机构(问题--保管期限"分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“问题",即使用“年--问_-保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。(2)二级分类法:即“年一保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件

5、数量较少”的单位。2＞制定分类方案：(1)三级分类方案：要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。XXXX年一党群工作一永久.30年、10年行政综—永久、30年、10年业务管理一永久、30年、10年(2)二级分类方案：XXXX年一永久30年10年3、文件实体分类：应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。(1)分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况:第一、按照

6、文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；第六、两份文件装订在一起作为T牛时,应以装订在前面的文件日期为准,归入前面文件所属的年度。(2)分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。第一、正常情况下，文件材料应归入其内容

7、所涉及的问题类目中；第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类;第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中;第五、夕卜来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。⑶分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。三、排列归档文件应在分类方案的最低

8、一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。1•按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。2•按“事护排列。将同一事由的相关文件集中排列。3.按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件，应按时间先后排列，即时间早的在前，时间晚的在后。4•按"重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列，即重要的在前，次要的在后。5•按“内容”排列。综合性的在前，专题性的在后。6•按“相同属性排列”。将