浅谈档案的现代化管理

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1、浅谈档案的现代化管理尚玮（区纪委）摘要：随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，做好档案的现代化管理是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。本文从档案现代化管理与手工管理的区别，档案现代化的技术问题，档案现代化管理应注意的问题等方面论述了档案现代化管理的在各个领域中发挥越来越大的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。关健词：档案现代化档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会

2、的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，做好档案的现代化管理是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。1.1档案现代化管理同手工管理的区别现代化的档案管理要求必须以创新的思想和观念来开展与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式。两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，纸质档案是传统档案管理的主体，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征。二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式,包括收集、

3、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等诸环节。现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。因此要实现档案管理现代化，就要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，必须努力克服以往“等、靠、要”的档案管理模式，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，充分发挥库存现有档案的信息资源，为区域经济发展、为领导决策、为社会各界群众提供最优质的服务，以提升档案管理工作的社会地位，提高档案现代化管理的整体水平。2.档案现代化管理的有关技术问题2.1电子文件归档的特点档案的现代化管理离不开电子文件归档，与传

4、统纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。但网络移交的技术要求高。主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机

5、编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；而推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立现代化的归档制度。2.2电子文件与纸质文件归档需形成“两套制”由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据

6、的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装备。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对

7、那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。3.积极推进档案的现代化管理进程3.1提高档案工作者的总体素质档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当前，档案现代化管