网络时代档案管理及对策研究

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1、网络时代档案管理及对策研究摘耍：档案管理在高职院校发展中，尤其是日前示范校建设、评估等过程中发挥着越来越大的作用，档案T作的重要性己被更多人所认同。但随着网络技术的发展，传统的档案管理模式面临着新的机遇和挑战。本文针对如何在网络化的时代背景下更好地进行档案工作，提高档案管理水平进行了详细的研究并提出了对策。关键词：档案管理网络时代对策中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1674-2117(2014)02-0069-02信息资源和物资、能源，共同被认为是构成现代社会发展的三大支柱性资源。档案属于信息资源的一种,同样起着支柱性作用。当今

2、互联网络己成为人们获取信息的主要途径，因此，档案管理也应顺应时代的要求，通过网络进行管理并提供开发和利用。1档案工作面临的形势1.1科技进步为档案事业发展带来了新的契机当今世界，人们的政治、经济、文化生活无不与科技发展密切挂钩。对档案事业而言，现代化的科学技术正提高着档案设备的性能，为档案管理的现代化提供了必要的条件。同时，科技的进步，为档案管理工作提供了更多的新技术、新产品、新材料，这都进一步加速着档案现代化的进程。1・2档案管理的信息化、网络化异军突起信息和网络技术的发展，推动了档案工作的信息化进程。高校档案信息化管理要求实现档案的数

3、字化和网络化。随着办公自动化的实现，档案管理也要求实现信息的接收、传递、存储和利用的一体化。新的档案管理的软件也逐步山单机版实现了网络版，高校档案信息逐渐实现了高度的共享。2档案管理存在的问题档案管理虽然起着至关重要的作用，但就我院而言，档案管理工作中仍存在着许多突出的问题：2.1档案源问题档案源问题主要指档案的收集环节存在的问题。按照规定，归档文件要符合几个要求：一是收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。同时，归档材料的纸张、载体字迹等方面都有严格要求;二是归档材料门类必须齐全。我院档案室共有九

4、大类档案，包括文书、教学、科研等，每年能收缴到的档案材料往往存在纸张、字迹不合要求，复印件大量存在,重要档案如大型设备档案、科研档案无法收集归档等问题，这些问题的存在已经成为我院今后档案利用的一个瓶颈。1.2电子文件归档标准尚不完备随着计算机、通信、数字技术的广泛使用，越来越多种类的电子文档出现，这些电子文件的、积累、保存基本还处于无序状态。针对近年來大量出现的电子文档，国家却缺乏一个统一完善的管理标准，即使是为数不多的几个标准也只是一些原则性的常态问题，对于具体到每个单位电子文书的管理只能起到指导的作用，缺乏可操作性。因此，要怎样科学管

5、理这些电了文件成为记录管理发展面临的-大挑战。为了解决这个问题，关键是制定具体单位的电子文件归档和电子档案管理的标准，这个标准要符合国家的相关标准，也应该适合本单位的具体情况，并且具备可行性。2.3档案资源的深度开发和提供主动服务的意识不够档案真实记录了社会实践活动，同时为一个新的社会实践提供了最真实可靠的证据和依据，这不是可以用金钱來衡量的。古人云：“迷往事，思来者”、“往知来”，档案一方面完整保存了历史的原貌，另一方面为我们今天的工作提供了借鉴。鉴于档案的作用和意义，抓好我院的档案网络建设，进行档案深度开发研究和利用已迫在眉睫。3网络

6、时代档案管理的対策国家档案局屮央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号），提出以信息化带动档案事业的发展，以档案资源建设为核心,扩大档案信息资源的开发利用，加快档案资源的数字化、信息服务的网络化，争取早口实现档案工作的现代化。针对我院档案管理的现状，我认为网络时代档案管理应该采取以下对策。3.1从源头抓起，重视档案资源的建设网络时代的档案管理是为了更好地满足利用者的需求，因此，档案的全面性和完整性非常重要。要使馆藏档案更加完备，必须从源头抓起，即重视档案材料和档案资源的收集。从档案管理的现状來看，我们在档案资料收集上尚

7、存在许多问题，如档案纸质材料缺失、实物档案散布在很多部门或者个人手中、科技档案不完整、设备档案几乎空白等等。如何解决这一问题，我认为必须做好以下工作。3.1.1做好沟通和宣传工作档案收集整理不但是档案管理者的工作，更是每一个部门、每一个人的工作，各职能部门的业务活动行成的材料，以及领导的基层调研等都是档案的一部分。作为档案工作者，要及时地到各部门进行实地了解，同时开展一系列的宣讲班，使每一个人意识到档案工作的意义和重要性，从我做起、从自己的工作范围做起，养成良好的及时整理材料并保管的好习惯,这样，散存于部门和个人手中的重要档案才能完整地归

8、档。否则，没有每一个人对档案丁作的支持，档案资源的收集就成了无源Z水、无本Z木。我们也就不可能在网络时代最大程度地满足利用者的需求。1.1.2建设完善的档案网络以促进档案材料的收集就我院而言，