干部人事档案材料缺失成因及对策

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1、干部人事档案材料缺失成因及对策认真做好干部档案材料的收集工作，不断丰富干部档案的内容，是做好干部档案工作的首要环节，也是加强干部队伍建设的一个基础条件。随着我国加入WTO,对干部人事档案建设提出了更高的要求。在干部人事档案管理中，材料收集工作直接影响到干部人事档案的质量，同时,对干部管理工作也会造成一定的影响。只有将历年所形成的反映干部德能勤绩的有关材料及时、全面'真实地收集补充到干部人事档案中去，才能使干部人事档案客观地反映干部的历史全貌，更好地发挥干部人事档案的使用价值，为干部选拔任用管理提供参考依据。因

2、此，提高干部人事档案工作水平必须从材料收集这个基础工作做起，这是各级组织部门和每个组工干部的一项重要职责。目前，在干部人事档案材料的收集过程中，仍然存在着一些不容忽视的问题，主要表现在三个方面：一是不全。在干部人事档案材料的收集过程中，存在“缺漏”现象。有的只注重干部职务任免、工资考核等材料的收集归档，而忽略了学历培训'职称、奖惩等相关材料的收集；有的只注重在职国家干部人事档案材料的收集，而忽略了聘用干部'离岗干部的人事档案材料的收集；有的只注重集中形成档案材料的收集，而忽略了个别零散材料的收集，造成系列材料

3、脱节断档。二是不规范。有些单位报送的干部人事档案归档材料，纸张太薄，大小不一，规格达不到标准；有的材料用笔不规范，使用珠笔或复写纸书写■的手续不完备，无审批意见'缺少章印；有的甚至无单位名称、无材料形成时间等。三是不真实。有些干部人事档案材料的“失真”问题往往集中在干部的年龄'学历'参加工作时间等方面，在少数新形成的进档材料中，出现年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早的现象，发现后被退回重新制作，既拖延了归档时间，又容易造成材料丢失。甚至有极个别人为了达到一己私利之目的,擅自涂改、伪造档案，既影响

4、了干部人事档案的真实性，明显地降低了档案的质量，又人为地加大了干部人事档案管理工作的难度。造成以上存在问题的原因是多方面的，笔者结合档案工作的实践分析，主要原因有三个方面：一是责任意识淡漠。有些组工干部缺乏干部档案材料的收集意识，往往只注重干部管理中的任免、考核'录用'培训'奖惩'调资以及发展党团员等材料的“形成”过程，而对这些过程中所形成的且应当收集归档的材料，却不能及时收集报送到干部人事档案管理部门，造成了干部人事档案中反映干部本人概貌情况的材料残缺不全。有的缺乏主动意识，能拖则拖，使应归入干部人事档案的

5、材料迟迟不能归档。有的组工干部缺乏责任意识，对形成的档案材料把关不严，对报送的归档材料不审核，致使内容不实，年龄'学历“按需填写”的虚假材料屡见不鲜，甚至个别从事组织工作的干部工作变动了也不将应归档的材料列入移交，时间一长,导致重要归档材料破损、霉烂甚至丢失。二是制度不够健全。干部人事档案工作具有真实性'完整性、动态性'机要性等互相联系、互相依存而又互相制约的特性。为适应档案管理工作需要，必须重视规范化、制度化建设。由于一些单位干部人事档案工作相关制度不健全，实际工作中对现有的制度贯彻执行又不到位，缺少有效的

6、监督机制，奖惩考核机制乏力，干好干坏都一样，加之从事干部人事档案工作的人员不断调整，缺乏相对稳定，在一定程度上也影响了干部档案材料收集工作的质量和效率。三是业务不够熟悉。有些组织人事干部钻研干部人事档案工作业务知识不够，缺乏干部档案材料收集的业务知识和经验，对应该归档材料的范围一知半解或者知之甚少，凭自己的主观臆断办事，造成该归档的材料进不了干部人事档案，不需要归档的却收集送来归档，影响了档案的使用价值。有的甚至对本单位干部人事档案所属的管理部门也不甚了解,即使收集了一些干部档案材料也不知道向何管理部门报送,

7、以致造成干部档案材料散失。有些对形成干部人事档案材料的部门和组织人事干部对归档材料的标准和要求比较模糊，部分材料在填写内容、纸张规格、笔墨选用、表格印制、章印使用等方面随意性较大，从而造成一些不符合干部人事档案规范化管理要求的问题。干部档案材料收集是一项政策性、业务性、规范性很强的工作，任何一点马虎和失误，都可能对干部管理工作和干部本人造成不可低估的损失。因此，确保干部人事档案材料准确完整，及时归档，使收集工作规范化'程序化,笔者认为：在干部人事档案材料的收集工作中，应采取以下几项对策。一要强化档案意识，增强

8、收集工作的自觉性。干部人事档案工作是一项政治性、政策性、保密性、服务性较强的工作，充分认识做好干部人事档案工作的重要性，克服对干部人事档案收集工作存在的“无足轻重J“枯燥无味"等片面观点，特别是档案管理人员要自觉树立高度的责任意识和无私的奉献精神，热爱本职，忠于职守，作风严谨,在档案材料收集工作中真正做到嘴勤、手勤、腿勤，全面、及时地收集报送应当归入干部人事档案的各类材料。各级管档部门要高度重视，提