档案信息化建设三思

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1、档案信息化建设三思进入新世纪，信息化已深入人心，各级领导高度重视，加大投入，增强了信息化建设力度。经过对档案信息化建设一段时间的实践，促使我产生一些思考。一、实用为主。意思是对于实际情况各异的不同行业和单位，信息技术不是越先进越好，越全越好，而是符合实际需要才是最重要的。追求完美，永不满足这是人类的天性，是促进社会发展的内在动因。但是，也会造成问题的另一面。就信息化建设来讲，容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不现实的，如果付诸实施将付出高昂的代价。IT产业

2、有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。另外，高档先进的设备价格也贵，而我们现在所做的信息化工作可能并不需要那么高档次、那么多功能的设备。这种档次冗余、功能冗余的现象也是一种浪费，是要以多付出金钱为代价的。所以说，在硬件投入上，我们应该本着够用就行，实用即好的原则，以合适的投入，干合适的工作。再谈谈软件设计方面的问题。网络布好以后，需要相应的软件系统，档案业务有诸多环节组成，加上行政保障等非专业工作，构成了一个复杂的布局。我们在提岀软件制作任务时，有

3、的喜欢面面俱到，总想一步到位，一次成功，搞一个完美的大系统，实际上这是做不到的。一是我们的业务环节和工作流程并非那么完善，二是信息技术有它的特殊要求，不可能原封不动地照搬传统工作方式。因此，软件设计,应该抓主要业务环节，抓成熟的业务环节，尽快投入使用，形成生产力，在使用中不断发现问题，并不断改进，通过一段时间的积累，逐步丰富完善整个软件系统。二、内容最重要。信息化建设实际上分为两大块：信息技术和信息内容。信息技术又可以划分为四个部分：网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统。就档案工作來说,网络系统和数据库系统尽管有待改进，但在运用上不存在大的问题，而标

4、准和安全则是档案信息技术的薄弱环节，尤其标准化是当前急需解决的问题。可以说，没有标准化就没有信息化，因为信息化的一条重要标志就是信息共享，而信息共享的基础则是标准化。信息内容也可以划分为信息规模（信息量）、信息服务产品两部分。在整个信息化建设中，信息化的关键并不在于信息技术，而在于信息内容，可以说内容决定一切，内容决定生存。因为信息技术市场化还是比较成熟的，只要有这方面的需求，提出要求，一般情况下市场都能解决。信息内容就不同了，市场解决不了，只能自己解决。信息化建设每个阶段都有其重点工作，比如说初始阶段就必须有一些软硬件投入，工作才能开展起来。但从信息化建

5、设全过程来看，伴随始终的主要是信息内容。档案工作的优势在于信息，档案工作的活力在于规模化的信息量。信息成规模，才可能有丰富的内容，才可能有广大的受众面，才可能设计满足不同需求的服务品种。否则，纵有很好的思路，新颖的创意，也会是无源之木，无本之水。所以，我们当前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使信息内容形成规模。当然，在全力开发档案信息的同时，要特别注意信息技术的标准化问题（关键是数据标准）。这里涉及两个方面：一是传统档案数字化标准，是“老帐”；一是电子文件的标准化，是“新帐”。“老帐”“新帐”都要还，但在具体对待上，当务之急是解决“新帐”

6、问题，尽快制定电子文件的标准，并切实推行，以避免“新帐”变“老帐”，，老帐”越积越多的现象发生。标准化问题越早解决越好，否则，大家各自为战，很可能打乱仗，造成信息化建设事倍功半或前功尽弃。三、梯次推进。事物发展不平衡规律既是哲学命题，又对工作方法有指导意义。全省11个市、136个县，经济发展不平衡，历史文化有区别，领导认识有差异，这就决定了档案信息化建设不能搞一概而论。档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，特别受经济发展水平的制约，面对不同的经济条件，我们宜采用分类指导，梯次推进的办法。根据各地经济发展状况，大致分为三个梯次，对每个梯次提出不同

7、的发展要求，制定不同的考核目标：第一梯次为率先型，由省档案馆和经济条件好的市县组成，率先完成信息化建设的阶段性任务，在全省起带头和示范作用。第二梯次为追赶型，由经济条件中等水平的市县组成，这一类型的市县比重大，可以按照第一梯次的模式，结合当地实际，确定信息化建设每个阶段完成的任务，力争尽快进入第一梯次行列。第三梯次为跟进型，由经济条件比较落后的市县组成,主要解决信息化建设中的条件性问题，以及达到信息化建设的基本要求。三个梯次不是一成不变的，后面梯次的市县如果有条件，也应该力争进入前面的梯次。梯次推进并不是允许无所作为，而是实事求是的做法。不搞一刀切的评价标

8、准，有利于鼓励各市县根据自己的条件加快发展。不管属于哪个梯次，经过