吉林大学-2档案案卷质量

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1、案卷质量1•案卷质量原则要求案卷质量原则要求是：在文件收集齐全、完整、准确的基础上，遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，区别不同价值和保管期限，分类组卷。做到即便于保管利用，又能真实、准确反映历史本来面目。2.案卷质量具体要求案卷质量具体要求包括文件用纸标准，书写工具的正确使用，组卷分类科学，案卷组合合理，卷内文件排列有序，案卷封面及备考表内容的填写准确，装订美观等。⑴文件用纸①文件形成用纸文件形成用纸要求尽可能使用标准纸张，如A4、B5、16K、A3、B4等。②特殊用纸小于B5纸型的要进行托裱或加边处理。如研究生答辩表决票、学籍变动通知

2、单等，应选用与卷内绝大部分用纸相同型号的纸张，采用扇形粘贴其上。大于A4纸型的要按照A4纸型大小进行折叠。折叠时注意留出装订位置。如较大规格的报表、各种图纸等。(2)书写工具在文件形成时，要注意签发、批办，起草文件时，杜绝使用铅笔、圆珠笔、红墨水等非耐久性书写工具。这些书写工具在保存一段时间后就会发生字迹褪变，影响档案的寿命。对文件中使用不符合归档要求书写工具形成的材料，要及时进行眷抄和复制。⑶组卷分类在平时归卷的基础上，对应归档的文件材料，按照年度、问题、保管期限进行分类。①分年度将文件按其形成内容针对年度分开，一般文件，归入文件形成年度。跨年

3、度的文件材料，按以下规定分开：第一，跨年度的请示、批复，归入文件批复年度；第二，跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；第三，跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度;第四，计划和总结为一份文件的，归入总结年度；第五，跨年度的会议文件，归入会议开幕年度；第六，跨年度的非诉讼案件，归入结案年度；第七，法规性文件，归入公布或批准年度；第八，按学年处理的文件材料，归入与之相对应的学年度；第九，科研项目归入项目结题年度；第十，基建工程项目，归入工程竣工年度；第十一，仪器设备归入采购年度；第十二，会计材料归入会计年度。②分问题将文件按其

4、内容所反映的问题、事物分开。原则上一事一卷或按时间顺序一事数卷。③分保管期限将文件按规定的不同保管期限分开。避免同一卷中出现不同保管期限的文件，给以后的鉴定销毁工作带来麻烦。⑷案卷组合一般来讲，一个案卷是由同一问题或相近内容的一份或若干份文件组合而成的。它以问题为主，兼顾其他特征，使之紧密相联。一般按以下方式进行组合：①学校管理性、业务性文件按单一问题“一事一卷”；②统计、报表、名册按名称组合，根据文件数量可组成一卷或数卷;①会议文件按届次组合，根据文件数量可一会一卷，也可一会数卷；②工作计划、总结按责任者、名称组合；③来信来访材料按反映问题、处

5、理形式、信件作者组合；④非诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可一案一卷，也可一案数卷；⑤简报、报刊按名称和期号组合；⑥其他文件按特殊形式组合。⑸卷内文件排序卷内文件排序原则上按文件重要程度和时间先后顺序排列。①管理性文件在排列时要注意：批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。本单位形成的文件材料，文件签发文稿放在正文后，紧随正文排序；上级文件，文件处理卡应放在正文前。②博士、硕士学位材料的卷内排序，严格按照学位办提供的卷

6、内文件顺序排列。③成套性材料，如科研、基建项目等，按研究、建设阶段顺序进行排列，注意保持卷内文件有机联系。④在不破坏文件有机联系的前提下，控制卷内文件页数，原则上每卷不超过200页。⑤固定排列顺序后用铅笔在文件材料右上角，编写页号。⑹案卷封面及备考表内容的填写①档号档号由年度号、分类号、案卷号三部分组成。年度号为公元纪年，按组卷分类年度填写；分类号严格按照“吉林大学档案分类”主表、附表及“学校各部门归档文件范围、保管期限、分类号标识查询表”，同时参照“吉林大学各类档案档号标识示例图”进行填写；案卷号是案卷自然流水号，按顺序填写，原则上不得有空号。

7、②案卷标题拟写案卷标题亦称案卷题名，它是概括和揭示卷内文件内容和成分的案卷名称。拟写案卷标题，是整理立卷工作中的关键环节。标题拟写的标准与否，直接影响到档案的分类、检索、利用，它是档案信息化建设的基础。第一，拟写案卷标题的基本原则拟写案卷标题要做到是非分明、符合实际；用词标准、简明确切、一目了然地揭示和反映卷内文件内容，不得简单地堆砌文件标题；结构完整、格式统一、合乎语法、标点正确；中文标题不得超过50个汉字，外文标题不得超过100个字符。第二，拟写案卷标题的两种基本结构一般公务案卷结构为：作者（责任者）问题名称；以时间、地区、通讯者（发文机关）

8、等特征组成的案卷结构为：作者（通讯者）一一时间一一地区（问题）一一名称。第三，案卷标题应具备以下基本要素作者（责任者）：指卷内文件的制发