探究电子档案信息公开与档案信息安全

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1、探究电子档案信息公开与档案信息安全摘要：21世纪是一个科学技术迅猛发展的时代，是电子信息技术和电子计算机技术快速发展的时代，是高度共享信息量的时代，档案信息公开无疑成为了一种必然的发展方向。但是，档案信息的公开会受到档案信息安全的制约。本文从操作安全、人员安全、信息设备安全和档案信息内容安全等方面阐述了如何加强档案信息安全保障措施。关键词：电子档案信息公开信息安全一、电子档案信息的特殊性(-)直读性是电子档案信息没有的相比于传统的纸质档案信息，电子档案信息与其有着很大的不同，要想实现电子档案的阅读必须借助特定的或专业的相关软件和数字设备

2、，它具冇让人无法直接阅读的特点，这也是保证电子档案信息安全的主要方法之一。另外，在转储过程中要保证电子档案中电子文件的长久可读性。(二)必须以硬件和软件为载体读取和存储电子档案信息通常情况下凭借一定的软件和硬件环境由数字设备产生电子文件，电子文件能够单独作为一个档案，由多个电子文件归档建立电子档案的文件集合。所以，软件发展水平和存储硬件严重制约着电子信息技术的发展，社会每发展到一定程度，就必须更新换代数字产品的软件和硬件，转存、读取电子文件会由于存储类型的转变及彼此之间的兼容性而受到影响。立足于另一个角度讲，更新软件和硬件也会导致电子档

3、案信息安全出现新的情况，这类问题希望随着技术的进步加以解决。（三）信息共享的便利性和结构复杂性是电子档案信息的本质复杂多样的电子文件的表现形式及种类决定了电子文件结构的复杂性，而在进行维护电子文件安全的过程中受其结构的复杂性影响而增加了难度。信息的安全问题始终困扰着电子档案信息的公开，阻碍了电子档案信息的公开和共享的顺利实施。如何在保证档案信息不被非法利用和更改的条件下，公开、共享电子档案信息，这是我们必须解决的重大难题。（四）电子档案信息与载体不具有统一性电子档案信息与普通的纸质档案文件不同，它和载体的存在是相对分离的，电子档案信息信

4、息与载体间是松散的结合，基于此，在转储电子档案信息的时候极容易导致信息内容失去唯一性、原创性、统一性，这也是电子档案信息安全受到影响的关键因素。二、加强电子档案信息安全的主要措施（一）从操作上加强档案信息安全管理为了保证信息安全政策形成有效性，需要对员工开展信息安全教育。不仅仅大力宣传信息安全思想，还要把安全概念贯彻到档案信息操作过程中，涵盖资料备份的思想，还有个人电脑的防毒手段，防止公开档案信息时不经意间夹带电脑病毒送出，导致信息使用者档案资料信息被篡改或毁损，出现感染。档案部门不仅仅要把杀毒工具应用在档案服务器中，还要把邮件杀毒软件

5、应用在邮件服务器上，形成一个初级的防毒安全环境。当今的电脑病毒无处不在，要行成备份重要资料的习惯，将重要档案信息在服务器中进行备份，还要在磁盘或光碟中进行备份，从而降低还原失败的可能性。（二）从人员上加强档案信息安全管理如果没有严格、认真的人员控管档案信息安全系统，不管再复杂、再周密的加密技术都是形同虚设，徒具形式。安全问题极易在档案信息操作时候出现，也就是人为泄密。所以，在公开档案信息Z前，必须对组织内成员进行教育培训，大力宣传信息安全的重要意义，对所有不是蓄意的或可能蓄意的人为疏失加以防范，使发生的机率降到最低。另外，严格执行档案利

6、用制度，任何人在进行档案信息使用前，对使用者的身份必须先进行确认，然后才能进入档案库房。还有，由于所有档案工作部门的成员，都会程度不同的或少或多与档案实体有接触，所以，人员异动可能会导致信息外流，为防止意外泄露档案信息，必须严格控管权限有效期和人员异动。所有通过电脑接触档案信息的人员，必须要取得区域内使用电脑的权限，并严格落实使用者权限的管控。（三）以信息设备为根本建立安全环境保证档案信息安全最根本的耍件是设备安全，基本都在门禁系统的电脑机房内存放，闲杂人等避免进入。主要的门禁系统管理的基本措施都是在电脑机房加上密码锁，有权进入的只有负

7、责机房信息管理业务人员以及上级领导，其他因工作需要需进入的人员，必须取得主管批准后才能进入。通过人为方式对贮存电子档案地方的接触人数进行控制，若档案信息一旦出现泄露情况时，对可能的外泄人员比较容易追查。另外，必须对异地备份工作场所进行认真规划，以此防止因外力（如战争、天灾、火灾等）破坏电子档案贮存媒体及贮存地方，导致难以辨识或读取档案信息内容时,能够从第二替代地点获取备份资料，以使工作恢复正常。（四）从档案信息内容上加强档案信息安全管理档案部门主要通过网页浏览或电子邮件等手段来提供公开档案信息。为了使公开的档案信息的安全性有所保证，在利

8、用网页方式发出档案信息时，可以通过阻隔浏览网页系统以及内容过滤系统来保证资料发送的安全性，并对可能发后的攻击事件阻止；利用电子邮件方式发出档案信息前，必须通过电子邮件扫描软件、防壽软件等进行杀毒处理。现阶段