费用管理规范

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1、费用管理规范1.目的规范公司的业务计费过程，加强业务成本和费用控制。2.范围适用于本公司各类业务计费工作。3.职责3.1财务部费收人员负责对业务数据的审核和监督。3.2费收人员对应收款回笼的跟踪。3.3费收人员负责应收、应付款的核销。3.4财务部指定人员负责安全保管业务完成后的提单、核销单等顾客单据资料（除公司特许外）。3.5费收会计、财务部经理按权限对计费工作进行审核和监督。4.操作规程4.1、业务交接表数据的审核1）、财务部费收人员（应收）有义务督促操作部操作人员必须在货物放行后（最迟不得超过船开后七个工作

2、日。特殊情况如：进口货物，出口验关，码头费用等不能及时落实的须提前通知财务部）将业务交接表复印件及电脑打印的费用联系单提交给财务部2）、财务部费收人员（应收）在接到操作部操作人员提交的业务交接表及屯脑打印的费用联系单后进行初审。初审需要关注以下两个方面：A、业务数据：操作人员；业务员；工作号；船期；预付/到付；柜型及柜量；B、财务数据：（1）海运费费用是否经过商务人员审核并签名确认（2）各项港杂费费用名称是否互相匹配，金额是否收支平衡，如果存在“有支未收”的必须督促操作向公司做特别中请，并在费用备注栏做说明（3

3、）各项费用的收付关系人是否正确（4）遇到单票利润是负数的必须特别关注并予以说明，或交领导审批（5）遇到验关验货，码头费等异常费用必须关注业务交接表复印件的明细，例如，验关，验货的立方数等3）、费收会计（应收）必须在操作人员提交的2个工作日内审核完毕所有业务交接表及费用联系单，并在上面签署名字及日期进行确认，以确保审核工作的时效性。4）、对于初审无误的业务交接表及费用联系单，费收会计（应收）必须及时整理提交给总经理或其授权人进行复审；对于初审有异议的，费收会计（应收）应在异议处进行标注，及吋返还给本票经办人与之进

4、行沟通确认。查实确有失误的须在错误处由操作人员加盖更正章并签名确认，同时由操作人员及时更改电脑数据记录，在变动处的备注栏标注更改时间及注明事由。5）、对于总经理或其授权人复审完毕的费用联系单，费收会计（应收）应在半个工作口内将原始数据与电脑数据进行再次核对确认，并逐票在屯脑上做财务数据的审核及锁定，以防止财务数据由于某些原因被再次更改。4.2、费用的催收流程1）、月结客户：费收会计（应收）在每月10口Z前将所有月结客人的费用催缴单打印出来并传真给客户进行对帐，传真完毕，费收会计应在费用催缴单上标注传真日期。2）

5、、在接到客户的费用确认后，费收人员应及时开岀发票，并在费用催缴通知书上标注开票的日期及发票号，如果付款人要求发票先预借，必须在发票上标注“预借”字样；3）、如果客户对费用没有及时回复或者存在异议，费收人员应做进一步的及时跟踪，同时在费用催缴单上注明再次确认时间，直到付款人确认为止。4）、费收会计（应收）必须关注公司平时代塑款项的追踪，按照公司提供给客户的代垫运费保函（见附件）的要求及时督促相关付款方付款。5）、费收会计（应收）每月15口前必须提供每月的应收未收款项的明细报表供总经理参考6）、非月结客人由操作部进

6、行催缴。4.3、业务付款流程4.3.1日常业务付款1）、费收会计应在每天上午10:00,下午15：00之前审核完毕所有操作提供的付款中请，在审核付款申请吋必须关注以下几点：A、是否为月结客人。B、如果不是月结客户，该笔款项在电脑上是否有收款的核销记录，如果没有，应确认是否为水单未从银行拿到而没有做收款核销。C、如果该笔款项是代垫款项，应查询是否有相关的代垫申请及总经理或其授权人的批复。D、如果是支付美金，必须审核操作是否同时提供美元的购付汇联，如果是支付人民币，必须审核操作是否提供人民币发票或提供受款方完整的帐

7、户名称，开户行，帐号等收款资料；如果有提供发票的，必须在付款申请书上的原始凭证栏上标注发票号E、所有的付款申请（包括现金付款），除了业务员的提成，购买封签等不需电脑打印外，所有和业务有关的付款都必须从荆艺系统中打印格式，否则不予办理F、所有的付款项目与付款金额必须与收款互相匹配，如果有存在异常情况必须与操作沟通并在电脑的备注栏上做特别说明2）、对于有效的付款申请，费收人员在审核完毕必须签署名字和日期并及时传递给财务经理做审核；对于有异议的付款中请，费收人员必须及时退还给操作并做说明。3）、岀纳在见到费收会计及财

8、务经理签名的付款申请后方可开具转帐支票4）、出纳必须在每天上午11：30,下午4：30之前将转帐支票，付款申请提交给总经理或其授权人终审确认，在确认无误后方可支付，并同时登记“出纳日记帐”5）、岀纳在支付款项后必须及时取得相应符合规定的原始凭证，并同时在付款申请书上做说明6）、在出纳记完应付的出纳日记帐后，费收会计必须立即在荆艺系统的“报销单维护”中做审核及报销手续。4.3.2月结供应