档案管理实施方案汇报

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1、深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道深圳段改建工程项目档案管理实施方案汇报汇报单位：铁科院（北京）工程咨询有限公司2007年03刀26日—、概述201、本项目档案管理的范围202、本项目档案管理的特点20二、前期的工作进展情况20三、档案管理组织架构和责任分工211、档案管理的工作职责212、档案管理的组织架构及职责223、档案室人员配备及分工23四、档案管理工作流程及原则23五、工程档案的查阅利用24六、档案室的建设方案251、场地252、环境要求2525263、办公设施、设备七、档案管理实施计划八、参建各方的档案管理范围26261、建设单位归档目录2、监理单位归档目录293

2、、施工单位归档目录30九、存在的问题32十、建议32档案管理实施方案汇报一、概述1、本项目档案管理的范围木项目包含深圳市地铁三号线工程及205国道深圳段改建工程，地铁三号线工程包括轨道及接触轨、车站、区间、车辆段、主变电站及附属工程的土建与装修及A部分设备与设备安装工程。205国道深圳段改建工程包括路面、路基、桥梁、公交车站、人行天桥、路灯、交通设施、交通监控等工程。本项目的档案管理包含以上所有工程的技术、文书、实物、声像、财务及人事档案。2、本项目档案管理的特点1）本项口采用“小业主、大社会”的建设管理模式，档案管理工作由管理公司牵头，多单位组成的业主

3、才

4、队配合，由管理公司代表

5、建设方负责向档案接收部门移交竣工资料，实行技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的一体化管理。2）本项目除了向市档案馆移交基建档案外，还需要向区档案馆移交文书、财务、声像及实物档案，同时还需要向运营方移交一套完整的基建档案。考虑到以上情况，本项目基建档案按三套考虑。二、档案工作进展情况1、组织召开了有深圳市档案局、龙岗区城建档案室、深圳市公路局、龙岗区公路局等单位参加的档案工作座谈会，并与各级档案主管部门建立起了工作联系；2、邀请深圳市地铁四号线的高级档案管理主任马惠茹与管理公司、三号线公司顾问公司、勘察设计总包单位的档案管理人员进行了档案管理工作交流；3、明确了业主、监理、施工等

6、单位的竣工资料归档内容及范围；4、编制了往来文件管理办法、竣工文件编制及档案移交实施细则；5、编制了国道205深圳段改建工程项目文件编码系统；6、明确了3101、3102标段前期工程的施工、监理用表的表式。7、2007年2月份完成了档案室搬迁工作。8、收集了文书档案7756件，基木建设档案初步设计、岩土工程勘察报告、概算、招、投标文件及图纸，分别各标段有3101、3102、3101-k3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制测量、桥梁检测、保险经纪、笫三方监测、国道G205等文件共15400余件

7、，发放基本建设档案各类文件4000余件。9、制订了档案管理各项制度，分别是《档案分管领导的岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁鉴定制度》等。同吋，对分散的文件、技术资料重新归档整理，并进行分类、鉴定、统计、组合排列编目，逐步实现了档案规范化,最大可能捉咼档案的冇效利用。10、为了实现基木建设档案图纸发放、借阅规范化，利用业余时间，开发了基本建设档案图文管理系统。办公自动化系统运行以后将可以实现网内查阅。11、口前封存未屮标投标文件共230箱，已存放到指定库房。12、基本建设档案正在分类逐步整理

8、上架。13、根据深圳市档案管理要求，实现档案计算机管理。已将地铁3号线项目管理文件2002、2003、2004、2005年的文书档案按规范整理完毕，并输入计算机，使之标准化、规范化。三、档案管理组织架构和责任分工1、档案管理的工作职责1）在招标和勘察、设计、施工、监理等单位签订I办议、合同时，对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；2）负责组织、监督、指导监理单位、施工单位的竣工文件的形成、积累和立卷归档工作；3）负责工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件的收集、整理、立卷、归档、保管、移交工作；4）在工程竣工验收前，提请市城建档案管理部门对工程档案进行专项验收；5）工程竣工

9、验收后三个月内，负责向市城建档案馆及相关单位移交完整的竣工档案。6）负责业主技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的收集、整理。2、档案管理的组织架构及职责档案管理的组织架构图：策划层决策层执行层为保证能高效、有序、及时地开展工作，实行三层管理模式：第一层为决策层，第二层为策划层，第三层为执行层。成立由三号线公司领导、管理公司领导组成的档案管理工作领导小组，对木项口的档案管理工作进行决策、统筹安排。由管理公司办公室、三号线公司办公室负责对外联络、场地布置、策划，协调、