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1、*時間管理II請閉目一分鐘思考這個問題如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?時間管理是什麼?時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人,為何安於現狀?•為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的•當你開始不滿於現狀
2、時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”請架設一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可歪斜300公尺B100公尺河水A有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會畫不出來?•因為你跳不出原來的思維習慣•但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.•改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構請排出正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事1st2nd重要的事??急AC重BD3rd4th不重要的事??輕緩正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事1st2nd重要的事急重3rd4th不重要的事輕
3、緩緊迫的事不緊迫的事設備故障,生產停擺計劃之研擬重傷害急救技能之提升重要的事員工產生肢體衝突公關之促進顧客抱怨問題之調查停電健康檢查有些電話有些交際應酬有些不速之客到訪有些文件之處理不重要的事有些會議之出列席處理屬下之工作有些無謂的請託自我干擾有些臨時的邀約個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理不合理的時間配置I.II5%45%IV處理危機15%II.35%明智的時間配置I1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck
4、著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”II陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分析法成本好處•...•...•...•...•...•...•...•...•...•...•...•...克服2.思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般
5、陷阱三:事必親躬•韓非子.八經–下君,盡已之能–中君,盡人之力–上君,盡人之智•諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?–因為怕部屬取代–不放心部屬,不信任部屬–要求標準過高陷阱四:有求必應•會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•不好意思拒絕請託的原因–接納請託比拒絕請託容易–擔心觸怒請託者–想要做廣受愛戴之好人–不知如何拒絕他人之請託•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.Conclusions:時間管理架構緊迫的事不緊迫的事1.兵貴速戰速決1.決勝於廟堂重要的事2.快刀斬亂麻之上2.灌能均衡1.捨得不重要的事
6、2.勇於拒絕1.怡情養性3.交待2.輕鬆一下如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午下午晚上13:00~15:00活力充沛,衝勁思考遲頓,適合冷靜,溝通Relax,人文,與勇氣兼俱散心,放鬆(Action,Plan)Thinking(Do)(Check)1.發球:EMail1.面對面Follow1.思考問題1.花1小時寫作2.電話敲定事情Up2.寫計劃//做事情2.GoAroundUpdateF
7、ollow3.給Leader方3.溝通與協調up進度(1hr)向/畫架構4.執行進行中專3.Update/Modify案進行中專案2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁思考遲頓,放鬆,冷靜,思考與勇氣兼俱溝通(Action,Plan)(Do)(Check)1.大型專案丟球1.FollowUp一1.想想目的是什2.組內專案丟球二所丟的球麼?意義何在?3.給予組員做事2.調整,Update2.有沒有辦法提方向/做事重點計劃昇自己的價值?4.創造議題3.議題收尾3.計劃/規劃4.傾聽溝通如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被Em
8、ail切成零零碎碎的片段?集中處理它.
