人力资源实用表格函数运用技巧

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1、1、表格结构设计根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表,命名为“员工信息”，数据列标题如下图。ABCDEPGHIjKL12工号姓名所啊门学历磁状况号份证号码倒g出生日期入碣间本公司工龄离眼时间羽职除因3Z工号的自动连续填充在单元格A2输入公式“=*G&IEXT(RJV41),”0000”)”,就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，旳V函数是获取指定单元格的行号(RW(M)的结果就是1,R〕W(A2)的结果就是2以此类推)，TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G000U如果把该公式复制到单元格0该公式就变成了“士

2、G&IEXT(FOV(A2),”0000”)”,结果就是G00023.规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格选中单元格EZ设置有效性，其有效性的自定义公式为“=suB?rnurE(B2”司2’,如下图。这里，先使用su旳thute函数把输入的姓名屮的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓洛进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有空格，就不允许输入到单元格。4规范快速输入部门名称公司部门是确泄的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息

3、部、质检部、市场部，那么选择单元格C2设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部，人力资源部，贸易部，后勤部,技术部，生产部,销售部，信息部,质检部，市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表,从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。5快速输入学历名称员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士，硕士,本科，大专，中专，高中”o&快速输入婚姻状况单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚,因此

4、也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“來源”屮输入“已婚，未婚”oI输入不重复的18位身份证号码每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格FZ其有效性的口定义公式^D(UEN(F2)=1SCXXNnF(¥F¥2FZF2)=1)这里，使用商函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=1&使用CONTIF统计在前面已经输入的身份证号码屮，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即CONTIFmaF2F2)=l；然后用AND函数把这两

5、个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。&自动输入性别员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人I】输入。选择单元格G2输入公式=IF(ISEVENMID(F217,1)),1女”，”男”)这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。a自动输入出生日期员工的出牛H期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2输入公式=1^7EXTMID(F27,8),M0000-00-00")这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字

6、，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把函数的结果乘以数字1,将文本型日期转换为真正的日期。10.自动计算年龄冇了出生日期，我们就可以使用IXIEDIF函数自动计算年龄。选择单元格12输入下面的公式，就自动得到员工的实际年龄：=4XTEDIF(H2TUWO,HYn)11、规范输入入职时间入职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期计算工龄，分析流动性。由于这列口期要手工输入，就必须规范输入的入职时间数据合法有效，也就是要输入止确格式的日期。选择J2单元格，设置数据有效性,如下图所示U自动计算本公司工龄有了入职时间，我们就可以使用IXI

7、EDIF函数自动计算本公司工龄。选择单元格K2输入下面的公式，就自动得到员工的本公司工龄：=4XIEDIFU21UW0,”Y”)U保证员工基本信息的完整性由于B列至K列是员工的最基本信息，是不能缺少这些数据的，因此需要保证每个员工基本信息完整不缺。选择E2单元格，把数据有效性的条件修改为FND(SUKTITUIE(BZHn,n”)司2CDINIA(¥B1：¥C1)=10)也就是增加了一个条件OOCNIAWB1：换)=10它用來判断上一行的B列至K列的数据是否都完整了(共有10列数据)14规范输入离职时间离职时间是一个非常重耍的数据，因为要