[精品]浅谈会计档案的功能与管理

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1、浅谈会计档案的功能与管理浅谈会计档案的功能与管理［摘耍］会计档案在油田生产建设中，有其重要的作用。会计档案的收集、整理、保管、销毁、利用都必须遵循国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》及其实施办法。［关键词］会计档案；功能；管理一、会计档案的定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位，反映企事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的

2、报告文件。二、会计档案的特点和功能（一）会计档案的特点专业性：会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，与会计工作活动密切相关。广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。严密性：会计档案形成过程具有严密性，一环扣一环，联系紧密，在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。（二）会计档案的功能为国家经济建设、企业原油上产进行决策，对宏观经济进行监督管理，提供真实町靠的信息。为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。古人早已确切地道出了预算的重要性，因此做好企业全血预算管理是非常重要的。

3、三、科学管理档案（-）集中统一管理集中统一管理本单位形成的全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的皋本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。（二）收集齐全“巧妇难为无米之炊”，做好档案的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、采取各项有力措施，做好企业档案的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。卩q、档案工作信息化档案工作信息化是促进企业信息资源全面

4、收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。因此企业档案部门要认真学习有关档案工作标准，为档案工作信息化创造条件。五、强化档案保管条件及措施加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求

5、，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、丢失现象及各类事故的发生；二是对电了档案，一方面要采取必要的措施，加强对电了档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。六、档案信息开发利用档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，提高信息共享水平，创造更多有利于方便查阅者利用的条件。通过对有关数据的分析，了解档案的自身价值和潜在的利用资源，最大限度地发挥档案的价值和作用，开展档案利用跟踪服务。七、档案的鉴定销毁随着石油企业的发展，会计档案数量的急剧增长，档案库容趋于饱和，面临档案数量的无限增长与有限的保存能力Z间的矛盾，鉴定

6、档案时必须考虑的。档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种效益，所以档案若不能满足企业的需求，那么保管档案就变成了无效劳动。特别是在市场经济发展的今天，在档案部门财力有限，库房紧张的状况下，更需转变只重社会效益而忽视经济效益的观念和做法，在对到期会计档案的鉴定销毁T作中重视保管费用等因素，积极开展鉴定销毁活动，这对优化馆藏，提高效益具有重要意义。八、完善档案管理制度逐步建立健全企业会计档案管理制度的实施细则，运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源,充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高企业会

7、计档案利用效率，为企业领导决策服务，逐步使企业会计档案走入正轨。会计档案管理的法规规范制度不完善，不准确，作为档案工作的根本法律对企业档案包括会计档案工作做出了明确的法律规定，会计法二十三条规定：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报表和其他会计资料应当建立档案、妥善保管，对财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》第三条指出，各级人民政府和档案行政部门共同负责会计档案的指导、监督和检查。九、档案管理存在的问题会计档案数量不断增长，载体形式不断增多，会计档案由于是在企业生产经营中不断产生，随着企业生产规模的扩展，外部

8、市场的增加，经营活动的持续发展和时间的推延，企业积累的会计档案数量迅速膨胀,特别是会计凭证，给档案管理带来难题，即便想销毁也不能“直接鉴定”,不够保管期限，再就是由于企业机构频繁改制、重组、撤销、破产导致一部分会计档案无法归口管理。十、提高档案人员综合素质提高会计档案管理水平领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键，择优选聘